De administrative omorganiseres:

Mer moderne, mer effektive, bedre kvalitet og tettere på

Børresen-utvalgets tredje rapport er sendt ut på høring, og beskriver hvordan de administrativt ansatte skal bli mer effektive.
Fusjonskafé på Handelshøyskolen 1. april 2016. Anne Kristine Børresen holder innledning. 
        
            (Foto: Tore Oksholen.)

Fusjonskafé på Handelshøyskolen 1. april 2016. Anne Kristine Børresen holder innledning.  Foto: Tore Oksholen.

Arbeidsflyten skal moderniseres, kvaliteten forbedres og de ansatte skal jobbe tettere på studenter og faglig ansatte.

Hvordan NTNU kan innrette seg for å komme dit, er beskrevet over 42 sider i Børresen-utvalgets tredje og siste rapport om administrativ organisering ved nye NTNU. Rapporten er sendt ut på høring, og de som vil mene noe om de ulike forslagene til administratives plass i forskjellige modeller på ulike områder har én måned på seg.

Utgangspunktet er i alt fire krav som administrative oppgaver og tjenester må vurderes mot. Dette er ønsker og pålegg om mer effektive løsninger, større kvalitet i det som leveres til brukerne, tettere samspill mellom faglige og administrativt ansatte, og bedre flyt, mer sømløse og moderne arbeidsprosesser. 

I sin tur danner høringssvarene og rapporten grunnlaget for rektors endelige innstilling til styret. Saken om administrativ organisering skal styrebehandles i to omganger, både i juni og august.

Har trengt ned i komplekse strukturer

- Det fortsetter å gå raskt i svingene, utvalgsleder Anne-Kristine Børresen?

- Arbeidsgruppa har brukt 10 måneder på arbeidet med å utrede ulike forslag til administrative løsninger. Vi har trengt ned i ganske komplekse strukturer, og mener selv vi har brukt tiden godt, sier Anne Kristine  Børresen.

Børresen medgir at én måned kan virke kort, men sier at hele organisasjonen har jobbet med dette, parallelt med arbeidsgruppen.

- Vi har hatt workshops og innspillsmøter. Ikke minst har fakultetene levert formelle innspill. Det er mange rundt om som jobber intenst nå. Høringene kommer jo parallellt med at man jobber med nye fakulteter og ny institutt-organisering. Administrativ organisering henger også sammen med dette, sier Børresen.

Verken konklusjon eller klar anbefaling

I oktober i fjor la gruppa fram et såkalt innspillsnotat for å kartlegge prinsipper, målbilde og kvalitetskrav for den administrative organiseringen av NTNU. I februar foreslo de alternative modeller for administrativ organisering.

 Da sa Anne Kristine Børresen til UA at de ansatte måtte leve med usikkerhet fram til det ble sommer. Sist fredag ble planen for omstilling av administrasjonen offentliggjort. Detaljene gjenstår, men de fleste av NTNUs 2 500 adminstrativt ansatte blir berørt.

Mange vil få fortsette i samme stilling som de har hatt, men en del må forberede seg på å bli omplassert til nye enheter. De kan også få nye arbeidsoppgaver.

LES OGSÅ: Ansatte i Ålesund er usikre på om det er bruk for dem

Forventer at organisasjonen har meninger

Børresen-utvalgets oppdrag var å foreslå en løsning på administrativ organisering som er tilpasset nye NTNUs behov. I rapporten som nå ligger på bordet har de ikke prioritert alternativene de presenterer,  og kommer heller ikke med klare anbefalinger av ett alternativ.

- Vi konkluderer ikke, vi legger fram forslag. Nå er det organisasjonens tur til å mene sitt, sier Børresen.

- Etter den første innspillsrapporten i høst, kom det inn 84 høringssvar. Venter du like stort engasjement nå, eller tror du folk er i ferd med å bli litt endringstrette?

- Jeg venter at alle fakulteter, gamle som nye, sender inn høringssvar på noe som angår svært mange. Nå har vi sagt vårt. Jeg forventer at organisasjonen har meninger, og at det er ulike meninger om dette.

Utvalget tilråder at noen arbeidsprosesser som er felles i hele organisasjonen velges ut, at de forenkles, standardiseres og digitaliseres slik at alt blir gjennomgående likt over hele NTNU. I dag kan praksis variere sterkt, nå skal det ikke lenger være opp til eksempelvis hvert enkelt fakultet å gjøre ting på sin måte.

Blinker ut digital eksamen, reiseregninger og rekruttering

- Dette, kombinert med at oppgaver og funksjoner endres i forhold til i dag, mener vi betyr en betydelig omstilling og forbedring av de administrative tjenestene. Det igjen vil tjene kjernevirksomheten, altså forskning, utdanning og formidling, sier utvalgsleder Børresen.

Eksempler på områder utvalget anbefaler rektor å ta fatt på, er digital eksamen, praksis rundt utfylling og kontroll av reiseregninger, samt hvordan NTNU driver rekruttering og mottakelse av nye ansatte. Disse er valgt ut nettopp fordi dagens arbeidsflyt er tungvint og tidkrevende. Det er prosesser som støtter opp under kjernevirksomheten, og de egner seg for forenkling, effektivisering og standardisering.

Foreslår endringer som merkes

- Prosesser rundt eksamens- og sensurarbeid er moden for standardisering og digitalisering. Digital registering av sensurdata og en digitalisert og standardisert prosess for begrunnelse og klage er et område vi anbefaler å ta fatt på.

Børresen sier utvalget foreslår endringer som vil merkes i organisasjonen. Hvordan funksjoner fordeles internt i fellesadministrasjonen og mellom nivåene er basert på innspill de har fått, og ut fra behov i organisasjonen, understreker hun.

HF-dekanen og utvalgslederen mener at svært mange steiner er løftet på under den ti måneder lange arbeidsprosessen. 

- Kombinasjonen av forslagene våre vil bety betydelig omstilling og forbedring. Dette er et felt der mange har sterke meninger om enkeltfunksjoner. Men det er også et felt som er komplekst. Vi har sett på raden av enkeltfunksjoner – med et overordnet blikk, sier Børresen.

UA vil gjerne ha dine kommentarer. Kommentarer fra anonymiserte brukere og kommentarer med personangrep vil bli slettet. Kommentarer som inneholder lenker må godkjennes manuelt. Det kan derfor ta noe tid før slike kommentarer dukker opp i kommentarfeltet.
comments powered by Disqus
Siste fra forsiden

Rekordmange millioner til innovasjon i offentlig sektor

Kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter skal samarbeide med forskere om å løse samfunnsutfordringer.

Finsk pris til «Jenter og teknologi»

- Anerkjennelsen fra Finland motiverer oss enormt i vårt arbeid med å øke mangfoldet av teknologisk kompetanse, sier Karoline Løvall i samarbeidsprosjektet Jenter og teknologi.

Dagsprogram mandag

Dagen starter med nanoteknologi og rent vann. Siden kommer Stephen Fry og Erik Solheim.