Slik jobber NTNU med arbeidsmiljøutvikling

Verneombud Roar Sundby ved Institutt for sosialt arbeid kritiserer i et intervju med Universitetsavisa ledelsen på flere nivåer for å gjøre for dårlig arbeid med å løse arbeidsmiljøproblemer både på hans eget institutt og generelt på NTNU. Problemstillingene som Sundby tar opp er en nyttig påminnelse om hvor viktig det er å jobbe systematisk og kontinuerlig for å sikre et forsvarlig og godt arbeidsmiljø.

Alle har et ansvar

Vår plikt til å passe på og følge opp problemer i arbeidsmiljøet er lovfestet i Arbeidsmiljøloven. Det samme slås fast i NTNUs strategiplan, kapittel 3;

«Alle ved NTNU tar selvstendig ansvar for å bidra til et godt og helsefremmende arbeids- og studiemiljø og til en arbeidshverdag der ansatte og studenter opplever utfordringer, utvikling og arbeidsglede. Ledere tar et særskilt ansvar for arbeidsmiljøet og arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet.»

NTNUs ledelse jobber målrettet med å sette arbeidsmiljø på agendaen i alle deler av organisasjonen. Arbeidsmiljø er primært et ledelsesansvar, men alle ansatte har en medvirkningsplikt. Gjennom vår oppførsel er vi alle sammen i praksis med på å skape det arbeidsmiljøet vi tilhører. Utvikling av dette arbeidsmiljøet skjer gjennom systematisk og hardt arbeid, og det må pågå hver dag. Det handler om mer enn trivsel og kake på fredager.

Ledelsen plikter å undersøke

I de tilfeller hvor arbeidsmiljøproblemer har utviklet seg til åpenbare konflikter melder det seg tidlig et spørsmål om hva som egentlig har skjedd. Arbeidsmiljøloven krever at ledelsen undersøker dette. Da handler det ikke om å fordele skyld, eller peke ut bestemte «vanskelige medarbeidere» som Sundby hevder i sitt innlegg. Ledelsen trenger rett og slett å få fakta på bordet for å kunne ta best mulige beslutninger og rette i verk treffsikre tiltak. Imidlertid erfarer vi at det ikke alltid er enkelt å bli enige om hva som er fakta, for kampen om virkelighetsforståelsen er gjerne en del av selve konflikten.

Sundby er opptatt av at behandlingen av vanskelige saker ofte tar for lang tid. Dette er en bekymring som vi deler. Tiden som brukes medfører i seg selv ofte en belastning for arbeidsmiljøet, som i påvente av konklusjoner og resultater blir værende i limbo. At det går lang tid handler for en stor del om at dette er ressurskrevende prosesser som krever strukturert arbeid over lengre tid. Samtidig må vi erkjenne at universitetet trenger å styrke sin egen kompetanse og kapasitet på konflikthåndtering og forebyggende arbeid. Et fellestrekk ved slike saker er for eksempel at de medfører ekstra behov for juridisk ekspertise.

Vi vet også at de fleste utfordringene som oppstår løses uten at sakene vokser seg store. Det er til alles beste at uenigheter og motsetninger løses på lavest mulig nivå i organisasjonen, og gjennom direkte dialog mellom dem som er involvert. I tillegg er det viktig å jobbe forebyggende slik at man unngår at konflikter eskalerer og låser seg.

Noen ganger er likevel ikke dette tilstrekkelig. Av og til oppstår det dessverre konflikter og andre arbeidsmiljøproblemer. Det er uten tvil belastende å oppleve at man er del av et dårlig arbeidsmiljø. Slike saker er som regel komplekse, det finnes ingen quick fix og vi kan fortsatt bli bedre i håndteringen av dem.

ARK som verktøy

Et viktig verktøy i det systematiske arbeidet er arbeidsmiljøundersøkelsene (ARK), som nå er gjennomført fire ganger, Alle NTNU-rapportene ligger åpent på Innsida. Før disse ble det i 2007 og 2009 gjennomført egenkonstruerte arbeidsmiljøundersøkelser.

ARK skal, etter planen, gjennomføres annethvert år. Forberedelsene til, og ikke minst oppfølgingen av undersøkelsen, er en viktig del av jobben med å utvikle arbeidsmiljøet. Selve spørreundersøkelsen er bare starten på prosessen. Det er når resultatene kommer inn at den egentlige jobben begynner. Da skal medarbeiderne diskutere rapporten og bli enige om hvilke områder som de synes det er viktigst at enheten jobber videre med fremover (bevaringsområder og utviklingsområder). Da skal det også være rom for å snakke om spesifikke lokale forhold.

Deretter skal det lages tiltak, og ledelsen må rapportere i lederlinja om hvordan de følger opp disse tiltakene. Vernelinja har en rolle i å påse at arbeidsmiljøarbeidet gjennomføres på en god måte, og at riktige tiltak iverksettes. I tillegg gjennomføres det fakultetsvise opplæringer for ledere og verneombud i forkant av oppfølgingsmøtene. Vi hadde også utvidet opplæring av HR/lederstøtte på fakultetene ved forrige ARK-runde. Oppsummert så finnes det en rutine, en tidsplan og et apparat for å jobbe med utvikling av arbeidsmiljøet på alle enheter. 

I tillegg til det systematiske arbeidsmiljøarbeidet som angår hele organisasjonen, så gjøres det mye godt arbeidsmiljøarbeid ved de enkelte enhetene.

Korona på dagsorden

Dessverre har koronapandemien i år lagt hindringer i veien for den tradisjonelle oppfølgingen av ARK-resultatene. Under pandemien er det likevel blitt gjort mye godt, lokalt arbeidsmiljøarbeid. På mange enheter er det imidlertid først nå i høst at man har kunnet kalle sammen ansatte til fysiske møter for å gå gjennom resultatene.

Vi har et eget opplegg for høstens arbeidsmiljøoppfølging, «Arbeidsmiljø på dagsorden». Hensikten er både å følge opp det som fremdeles er aktuelt fra arbeidsmiljøundersøkelsen i 2019, men også å ha en dialog med medarbeidere og verneombud om hvordan de opplever arbeidshverdagen og arbeidsmiljøet i dag, og sikre at vi gjør nødvendige tiltak for å bevare forsvarlige og gode arbeidsmiljø i en tid preget av endring og usikkerhet.

Positiv utvikling

Vi jobber for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for alle. Resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen i 2019 viser at den overordnede trenden for NTNU er positiv. Det store bildet viser at arbeidsmiljøet på NTNU bedret seg fra 2017 til 2019.

Samtidig er det viktig å være bevisst på at dette er et gjennomsnitt og at undersøkelsen er en temperaturmåling. I praksis er det store forskjeller i hvordan ansatte opplever arbeidsmiljøet og arbeidshverdagen ved hver sine enheter. Dette er normalt i en stor og sammensatt organisasjon.

Arbeidsgruppe nedsatt ved ISA

Når det gjelder arbeidsmiljøet ved Institutt for sosialt arbeid (ISA) så er vår oppfatning at situasjonen er mer kompleks enn det verneombudet presenterer. Det er mange hensyn som skal ivaretas; trygt arbeidsmiljø for de som opplever utrygghet, konfliktelementer, medvirkning og polarisering.

Etter allmøtet på instituttet 31. august der ARK-resultatene ble gjennomgått ble det satt ned en arbeidsgruppe som skal jobbe med å lage en langsiktig plan for å forbedre arbeidsmiljøet. I dette arbeidet får instituttet støtte av ressurser både fra andre deler av NTNU og fra et eksternt firma. Vernelinja, fakultetsledelsen og instituttledelsen vil ha tettere dialog og samarbeid fremover for å utvikle felles forståelse for kompleksiteten, som grunnlag for å bestemme hvilke ressurser og tiltak som er nødvendige og hensiktsmessige.