Han tar høyde for at det nye lønnssystemet kan kræsje 12. januar

Men frykt ikke: Det fins en plan B for de 16 298 NTNU-erne som venter på lønn 12. januar.

Tittelen på denne artikkelen er ment å være en click bait – den skal få deg til å klikke deg inn på saken. Siden du er her, betyr det at strategien lyktes, i hvert fall i dette tilfellet.

Sakens anledning skjuler seg bak det noe omfattende akronymet BOTT ØL. Utlagt: Økonomi- og lønnssystem ved universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT).

UiB erfarte betydelige problemer da de innførte BOTT ØL ved årsskiftet for to år siden. Blant annet fikk ikke midlertidig ansatte lønn slik de skulle, og det var vansker med innkjøp av varer og tjenester. Samme vår innførte UiO systemet, også der erfarte man såpass store problemer at enkelte ansatte karakteriserte innføringen som en skandale. Siden besluttet NTNU, som opprinnelig planla å innføre systemet ved forrige årsskifte, å utsette ett år, slik at leverandør DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) fikk tid på seg til å foreta nødvendig feilretting og tilpasning.

800 på kurs

Nå kjenner man seg klar til å sjøsette systemet også ved NTNU. Seniorrådgiver Roar Tobro, som er prosjekteier for innføringen av BOTT ØL på NTNU, kjenner seg rimelig trygg på at dette skal gå greit.

- Det har vært gjort en kjempejobb med å forberede organisasjonen på omleggingen, både teknisk, prosessmessig og organisatorisk. Et storstilt apparat for opplæring og brukerstøtte er rigget. I innspurten nå i høst har mer enn 800 ansatte og ledere deltatt på ulike kurs, forteller Tobro.

- For å ta det med en gang: Får vi lønn den tolvte?

- Ja.

- Men om det nye og fine systemet kræsjer, slik nye og fine systemer gjerne gjør ...

- Så har vi en backup. Vi kan falle tilbake til det eksisterende systemet i en overgangsfase. Lønn blir det uansett.

50 sitter klar ved telefonen

- Ved millenniumskiftet fryktet man over hele verden at datamaskinene skulle begynne å oppføre seg merkelig på grunn av at den interne kalenderen bare er tosifret. Fly skulle ramle ned, atomraketter avfyrt. Nå hendte ikke det, men dere må vel være litt urolige for uforutsigbare og fatale hendelser kan forekomme?

- Vi håper og tror at dette skal gå bra, men regner likevel med at det kan dukke opp noen overraskelser. Vi skal bruke 2. januar når de fleste på NTNU har fri til å kvalitetssikre systemene i skarp løsning: etter at de er innført på NTNU. Vi har også en egen beredskapsorganisasjon som har vært i funksjon siden 1. desember, og som de to første ukene i 2023 som vil følge innføringen så å si time for time. Vi har femti medarbeidere som vil sitte klar på telefonen for folk som støter på problemer.

Gulvvask og vedbæring

Det skinner igjennom at Tobro ikke er overdrevent urolig. Så har også NTNU hatt god tid på seg til å observere og lære av 'feila i frå i går' for å sitere fra en Prøysenvise. Selv refererer han en strofe fra en annen trall fra trubaduren fra Gjøvik:

- Nå har vi vaske gølve, og vi har børi ved'. Vi har gjort alt vi kan for å forberede oss. Det har vært mange mennesker i administrasjonen her som har jobbet både lenge og iherdig for å kvalitetssikre systemet på alle kanter. Ved siden av å følge nøye med på erfaringene våre kollegaer i Bergen, Oslo og Tromsø har gjort seg, assisterte vi også dem i å ta unna problemene som dukket opp i kjølvannet av innføringen. Når vi nå innfører systemet vil de komme oss til hjelp i den grad vi vil behøve det, forsikrer han.

Forskningen flyttes også

Men selv om NTNU kan nyte fordelen av å komme etter Bergen og Oslo, er NTNU en større organisasjon, og har flere integrasjoner til interne systemer, noe som gjør overgangen teknisk mer krevende.

Et betydelig bidrag til kompleksiteten utgjøres av NTNUs portefølje av forskning. Det er ikke bare lønn og administrasjon som flyttes ved overgangen til nytt system: Det samme gjelder universitetets for øyeblikket 18 000 aktive forskningsprosjekter.

- Også her kan man henfalle til katastrofetenkning: Hva om alt sammen bare blir borte?

- Det kommer nok ikke til å skje, forsikrer Tobro, og vi aner en lett humring i stemmen.

- Også her har vi back-up løsninger som vi kan falle tilbake på hvis noe går galt i overgangen.

Hva endringen betyr

NTNU gir en fyldig redegjørelse på intranettet for hva det nye systemet består i, om opplæring og mer til. Vi vil møte nye skjema og skjermbilder når vi skal registrere arbeidstid, levere reiseregning eller føre regnskapet i et prosjekt.

Det meste av det man gjør som ansatt i alt som har med administrative handlinger vil bli endret. En ting som man tror vil gjøre hverdagen enklere, er innføring av en app som gjør at man kan foreta nødvendige ærend via hvilket som helst digitalt remedium.

Utover at noen nye vaner må innlæres vil ikke overgangen innebære store omveltninger for den jevne ansatte, tror Tobro.

- Man må regne med at det vil ta litt tid å lære seg nye funksjoner og selvbetjeningsløsninger. Mye blir bedre, noen arbeidsprosesser blir annerledes enn før. De største endringene skjer «på bakrommet» for ledere og administrativt ansatte som på mange områder må jobbe annerledes enn før.

Men for ledere ved NTNU blir endringene mer merkbare. Det gjelder ikke minst i personallederrollen. Her er det mer å sette seg inn i.

- Håpet er at man skal oppleve at systemene flyter lettere og smidigere, sier Roar Tobro.

- Men så var det dette med lønna ...

- Utbetalingen av januarlønna den tolvte blir selve D-dagen. Men det blir lønn.