Nytt økonomisystem skaper trøbbel i Bergen

I en artikkel i Khrono, kritiserer økonomidirektør Per Arne Foshaug ved UiB innføringen på det nye lønns- og økonomisystemet de fire BOTT-universitetene (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) er i ferd med å ta i bruk. Systemet leveres av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Foshaug trekker blant annet fram at det både har dukket opp flere problemer med systemet som har måttet ordnes opp i, og at dette har tatt lengre tid enn forventet.

Mens UiB tok i bruk det nye systemet ved nyttår, tar UiO i bruk det nye systemet fra mai. Avdelingsdirektør Ingrid Sissel Volden ved Økonomiavdelingen NTNU, opplyser til UA at NTNU og UiT først tar i bruk det nye systemet fra januar 2022. NTNU er dermed i en forberedelsesfase sammen med UiT.

- Vi følger innføringen av systemet ved UiB og UiO tett, sier Volden.

Planlegger opplæring

Hun forteller at de i tillegg til å ha ukentlige møter med BOTT-universitetene og leverandøren av systemet (DFØ), også har fagfolk som ser på muligheter for tilpasninger og rettinger slik at behovene til BOTT-universitetene blir dekket.

Opplæring av NTNU-ansatte i det nye systemet er under planlegging. Volden forteller at det her vil være et samarbeid mellom universitetene om opplæring og at man vil gjenbruke de innføringsmetodene som har vært i bruk ved UiB og UiO der det er hensiktsmessig.

Viser til sen leveranse

UiB tok det nye lønns- og økonomisystemet i bruk fra nyttår, og har siden den gang opplevd blant annet problemer med utbetaling av lønn til midlertidige ansatte og ved innkjøp og bestilling av varer. Til Khrono sier Foshag at selv om man vet det er krevende å skifte systemer, har innføringen medført langt mer krøll enn forutsett.

- Vi har tro på at disse løsningene skal være gode og framtidsrettede. Men vi har en leverandør som jobber mye mer usystematisk enn vi kunne tro og har tydeligvis tatt på seg en jobb som er mye større enn de forutså.

Direktør Hilde Singsaas i DFØ svarer i Khrono at innføringen har fungert godt og går etter planen, selv om det ikke er noen tvil om at det har vært problemer med innkjøpsløsningen og at hun forstår at dette kan ha skapt frustrasjon ved UiB.

I sin epost til Khrono utdyper hun: «DFØ anskaffet en ny løsning for innkjøp og faktura i 2019. Denne leveransen ble forsinket fra leverandøren. Samtidig hadde BOTT-universitetene behov for en del funksjonalitet som DFØ skulle utvikle som tillegg i løsningen. Fordi systemet ble levert sent, har noe av utviklingen måttet skje etter at UiB ble kunde av DFØ. I tillegg har vi avdekket noen feil i løsningen som vi har rettet underveis. Det aller meste er nå løst».

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.