Rollespill med lederroller

Påsken nærmer seg, og om ikke lenge venter et lite avbrekk fra hverdagen med en uke som har nesten like mange røde som svarte dager i kalenderen. For min generasjon (Generasjon X) innbiller jeg meg at mange definerer denne høytiden ut fra et minne om en foreldregenerasjon med røde fjellanorakker som tok med seg ski, barn, appelsin og Kvikk Lunsj på en slags overlevelsesekspedisjon til ei vedfyrt hytte som lå akkurat litt for langt fra en vinterbrøyta vei til at det egentlig kan ha vært særlig praktisk. Vel framme på hytta var det ikke uvanlig å oppdage at lageret av ved var litt mindre og doen var litt fullere enn foreldre og/eller besteforeldre kunne huske fra da hytta ble stengt før vinteren. Her var det ingen strøm, ingen telefon, ingen TV og kanskje heller ikke innlagt vann. Så var det å få på seg tørt tøy, fyre opp, pakke ut og klare seg med det som var tilgjengelig.

Etter en litt kaotisk ankomstfase gikk det seg som regel til på de turene jeg var på. Stearinlys ble tent, vi fant faktisk batteriene til FM-radioen der de egentlig skulle ligge like vel og vi samlet oss etter hvert rundt et bord ved siden av peisen. Så var det fram med spill. Min familie var ikke spesielt eksotiske når det gjaldt spill. Vi hadde kortstokk, Yatzy, Kinasjakk og Monopol for å holde det gående. Også hadde jeg hadde et eldre søskenbarn som fortelle om noe som het rollespill. Vi spilte aldri rollespill på påsketur, men jeg husker at godt at han fortalte om disse rollespillene og det engasjementet som det skapte inn i en eventyrverden.

Hvordan gjør vi hverandre gode?

Dette er et grunnleggende spørsmål som jeg tror og håper at mange med et lederansvar stiller seg. Selv har jeg en praktisk og erfaringsbasert tilnærming til ledelse. Som jeg skrev i min ytring Organisatoriske nivåer og relasjonsledelse mener jeg at noe av det viktigste som ledelsen gjør er å sette søkelys på samspillet mellom mennesker og påvirke menneskene i organisasjonen i en positiv retning. Min erfaring er at det å skape samspill og samhandling i en organisasjon har aspekter som ligner på prinsipper som vi finner i lagidrett. Tidligere Rosenborgtrener Nils Arne Eggen skrev i boka Godfoten:

«Vi er gode eller dårlige sammen med noen, det å være dyktig er ingen soloprestasjon».

Påstanden skiller seg ikke vesentlig fra det tidligere NTNU kollega, nå senior forretningsutvikler ved SINTEF Digital, Vilija Balionyte-Merle, ytret en post på LinkedIn under profilen til Idealist ICT Network:

«Times, when one could be successful alone ended a while ago. Collaboration among people, groups, and organizations is the key to success».

At vi skal bli gode sammen er enkelt å si, ikke fullt så enkelt å få det til. I en større organisasjon krever det blant annet at vi jobber med struktur, kultur og ledelse.

Påsketuren som jeg innledet ytringen med var ikke bare ferie. At familien kom seg ut av hverdagen for en periode, løste problemer sammen og fikk felles erfaring bygde en kultur på tvers av generasjonene. Formålet med turen ligner veldig på det formålet som når en stor eller liten enhet samles for strategi samling eller team bygging. Påsketuren hadde derfor flere fellestrekk med organisasjonsutvikling enn hva første øyekast skulle tilsi.

Hvem er ledelsen?

Familien kommer seg ikke på påsketur uten ledelse. Om ledelsen bør være enhetlig eller todelt, og hvor stor graden av medvirkning er skal jeg ikke sette søkelys på i denne ytringen. Men jeg tenker å dele en liten betraktning omkring hvem jeg opplever at ledelsen er. Det enkle svaret i NTNU er at ledelsen er linja som går fra styret og rektor gjennom organisasjonens formelle nivåer. Jeg mener at svaret ikke er fullt så enkelt.

Jeg er ansatt på et institutt med ca. 140 årsverk. Av disse er det rundt 45 fast vitenskapelig ansatte i full stilling. Tabellen under viser en oversikt over lederroller og funksjoner ved instituttet.

Vi har altså 29 lederroller og funksjoner. Av disse er det bare kontorsjefrollen som ikke skal fylles av fast vitenskapelig ansatte. Et samarbeid omkring studieprogram ved vårt institutt som gjør at en studieprogramrådsleder og to studieprogramledere kommer fra andre institutt. Det gjør at 45 vitenskapelig ansatte skal fylle 25 lederroller og -funksjoner.

I praksis blir det gjerne slik at noen ansatte fyller mer enn en lederrolle eller funksjon, men i realiteten er halvparten av instituttets fast vitenskapelig ansatte er del av ledelsen Om instituttet jeg er tilsatt ved skiller seg vesentlig fra andre institutter på dette punktet vet jeg ikke, men jeg har ikke inntrykk av det.

Rollespill for rolleforståelse

Med høy ledertetthet og mange lederlinjer som møtes på ulike nivåer blir den enkelte leders forståelse av egen rolle og respekt og forståelse for andres roller sentrale elementer for å skape godt samspill. I min tid som instituttleder lagde vi oss en interessant erfaring basert på et rollespill som kanskje kan være til inspirasjon for andre institutt og fagmiljø.

Vi gjennomførte en samling med alle ledere på instituttet som innehadde rollene i tabellen over. Hver leder fikk utdelt sin rollebeskrivelse på et ark og følgende oppgave:

1. Tegn deg selv i midten av arket
2. Skisser hvilke relasjoner du har til andre lederfunksjoner i NTNU
3. Skisser relasjoner mellom andre funksjoner som er viktig for at du kan utøve din lederfunksjon.

Dette steget ble etterfulgt av diskusjon i grupper av ulik sammensetning omkring hvilke prosesser vi har, hva som fungerer og ikke fungerer, og avhengighetene som finnes mellom de ulike lederrollene. Denne trivielle øvelsen åpnet opp for refleksjoner mellom ledere i samme linje og på tvers av linjer som vi i lang tid hadde lurt på hvordan vi skulle skape rom for.

Jeg vet at det kan høres trivielt ut. Men NTNU er en stor organisasjon, og noen av lederlinjene våre er relativt komplekse. Ett eksempel på det er IE fakultetets struktur for studieprogramledelse som er oppsummert i figuren under og som alle ledere med en tilknytning til instituttets emneportefølje må forholde seg til.

En av flere utfordringer som ble identifisert gjennom øvelsen var følgende: Hvordan skal vi som ledere forholde oss til at det i modellen ikke finnes en opplagt kobling mellom en studieprogramrådsleder valg og prioriteringer og fagenhetslederne (nivå 4) som sitter med ansvaret i til den enkelte medarbeiders arbeidsplan. Fagenhetslederne er jo ikke en gang del av prosesskartet.

Struktur, kultur og ledelse

Jeg ble aldri noen stor forbruker av rollespillene søskenbarnet mitt fortalte meg om, og jeg har heller ikke forsket på bruk av rollespill som pedagogisk metode. Men gjennom test-, trenings-, og øvingsarenaen Norwegian cyber range har jeg latt meg inspirere av gjengen som satte søkelys på ulike former for rollespill som metode for å skape individuell og organisatorisk læring og utvikling.

I eksemplet fra ledersamlingen er rollebeskrivelsen spillerkortene og fakultetets struktur for studieprogram ledelse spillebrettet. Gjennom å samles i en trygg og sikker ramme kunne vi identifisere utfordringer og drøfte mulig ledelsesløsninger på disse på en helt annen måte enn i en travel hverdag. Vi kunne identifisere utfordringer, dele informasjon om hverandres roller og ansvar og til slutt identifisere prosesser som kunne løse opp i situasjonene.

Ledelse handler gjerne om å finne løsning på utfordringer og problemstillinger som ikke er på kartet, i en prosessbeskrivelse eller har et fasitsvar. For å få til dette trengs gode relasjonelle tilstander basert på psykologisk trygghet og lagånd mellom nivåer og linjer. Et annet sitat fra Godfoten til Nils Arne Eggen er

Sett flest mulig av dine samhandlingspartnere i situasjoner de behersker best mulig, da blir resultatet best mulig.

Dette er enkel filosofi for ledelse i hverdagen som jeg vil oppfordre alle som har et leder- eller veilederansvar til å reflektere over. Husk å bryte opp fra hverdagen fra tid til annen for å bygge relasjoner. Prøv gjerne også øvelsen med å tegne deg selv midt på et ark, sette opp relasjoner til dine samhandlingspartnere og tenke over hvordan vi kan gjøre hverandre bedre. Det kan fungere både på påsketur, i rollespillenes eventyrverden og i NTNU.