Vinteren og vårens vakreste eventyr - ansettelsen av alt som kryper og går av ledere på åremålsstillinger ved NTNU hvert fjerde år - har vært under lupen det siste halvåret.
Forrige vinters ansettelser av viserektorer, prorektorer, dekaner, instituttledere og en direktør ble preget av kritikk av både prosess og søkertilfang, samt et tilfelle av dissens fra tre av fire vitenskapelige ansatte i NTNU-styret.
Siden den gang har Moen-utvalget, ledet av Øystein Moen, jobbet jevnt og trutt for å se på hvordan NTNU kan bli bedre på rekrutteringen av ledere, samt unngå lignende saker i fremtiden.
LES OGSÅ: Arbeidsgruppe skal gå gjennom hvordan NTNU ansetter ledere
LES OGSÅ: Instituttleder misfornøyd med å bli erstattet: - Vi har noe som heter kvalifikasjonsprinsippet
LES OGSÅ: Ansatte forbannet etter ansettelsen av nye ledere ved to institutt
Vil styrke HR-funksjonen
Utvalget har bestått av personer fra fakultetsledelse og HR- og HMS-avdelingen i tillegg til representanter fra fagforeningene.
- Å styrke HR-funksjonens rolle på tvers av NTNU vil være viktig for å forbedre og heve kvaliteten på arbeidet. I dette ligger det også å gi personalavdelingen sterkere autoritet til å gripe inn dersom det er prosesser der det oppstår tvil om formalia, sier Øystein Moen.
Videre var det også en del diskusjon i utvalget om hva som kan forventes av lederinvolvering i ansettelsesprosessen, samt spørsmål knyttet til plassering av arbeidsoppgaver hos kontorsjef og instituttleder.
- Jeg vil karakterisere arbeidet som at det var gode diskusjoner og liten reell uenighet, sier Moen.
I rapporten foreslås det å endre åremålslengde fra fire til seks år for enkelte stillinger, samt å endre ansettelsestidspunkt, så ikke alt skjer samtidig. Dette settes i sammenheng med ønsket om økt bruk av interne ressurser og mer involvering av ledere i prosessen.
Evnetester, eksterne konsulenter og uenighet om innstilling
- Det er mange av forslagene som henger tett sammen. Er det ikke en fare for at en del av forslagene blir del av en «alt eller ingenting»-pakke der svaret kan ende med å bli ingenting?
- Det er et godt spørsmål, men vi peker på en tydelig ønsket retning med sterkere involvering av leder. Dette blir lettere når vi sprer ansettelsene tidsmessig, men uansett mener vi det er mulig å komme et stykke på vei her også uten å spre ansettelsesprosessene.
Utvalget mener at evnetester ikke er hensiktsmessig. Når det kommer til et av de andre store ankepunktene - eksterne konsulenter - vil styrkingen av personalavdelingen ved NTNU i realiteten være en vei bort fra bruken av disse, mener Moen.
- Denne gruppen vil kunne legge langsiktige premisser og utvikle kompetanse som gjør at bruk av eksterne konsulenter i stor grad blir unødvendig.
Før utvalget startet sitt arbeid sa Moen at det ville være naturlig å diskutere situasjoner hvor representanter for de ansatte samler seg rundt en kandidat, mens resten av innstillingsutvalget ønsker en annen. Begrunnelsen for at en slik diskusjon ville være naturlig var den interne legitimiteten til den som ansettes.
- Hva er årsaken til at dette ikke berøres i rapporten?
- Det vi ser er at der det er uenigheter i innstillingsutvalget oppstår det raskt diskusjoner om formelle aspekter, slik som hvem som er til stede i diskusjonene, saksunderlag og at det kan komme inn nye momenter rundt kvalifikasjoner. Kombinasjonen av uenighet om innhold og diskusjoner rundt gjennomføringen av prosessen skaper utfordringer knyttet til legitimitet. Derfor har vi lagt vekt på noen relativt enkle grep som kan redusere uklarheter ved gjennomføringen av ansettelsesprosessene, sier utvalgslederen.
Her kan du lese hele rapporten.
Fakta
Forslagene
Moen-utvalget foreslår blant annet...
...større grad av tilpasning av utlysningstekster til de ulike stillingene.
...mer informasjon om forskjellene på det å ansette en leder og en vitenskapelig ansatt.
...en utvidelse og styrking av arbeidet med informasjon til de som sitter i innstillingsutvalg, blant annet knyttet til forståelse av kvalifikasjonsprinisippet.
...at referansesjekk bør gjennomføres av leder/styreleder.
...at eksterne konsulenter skal få fremme sine synspunkter etter intervjuer, men ikke delta i drøftinger og konklusjon i innstillingsutvalget.
...slutt på bruken av stedfortreder for leder i første intervjurunde.
...at det gjennomføres en prinsippdiskusjon rundt bruken av retrettstillinger ved NTNU for ledere ansatt i åremålsstillinger.
...en reduksjon av «må-krav» i utlysningsteksten, samt en særskilt prioritering av førstekompetanse samt forutsetninger for å utøve god personalledelse.
...redusert bruk av evnetester.
...at en åpner for seksårig åremålsstillinger for å øke attraktiviteten.
...ulike tidsintervall for utskifting av åremålsledere.
...en diskusjon av et minimumsnivå av administrativ bemanning på instituttnivå.
...mer arbeid med utvikling av interne kandidater og sittende ledere.
...økt bruk av letekomiteer for å finne gode kandidater.
Forslagene fra utvalget har som mål å redusere uklarheter og utfordringer knyttet til slike ansettelser, samt øke tilfanget av søkere til stillingene, står det i rapporten.
Mindre plass til de eksterne konsulentene
Utvalget håper at tilpassingen av utlysningstekster, informasjon om forskjellen på ansettelse av ledere og vitenskapelig ansatte, samt en bedre forståelse av blant annet kvalifikasjonsprinsippet vil føre til færre utfordringer når det kommer til rangeringen av kandidater.
«Vi tror at i tilfeller der søkere med de sterkeste vitenskapelige kvalifikasjoner ikke blir ansatt, kan det oppstå et særskilt ønske om begrunnelse eller stilles spørsmålstegn ved prosess og utfall» skriver utvalget i rapporten.
Om de eksterne konsulentene skriver utvalget at de formelt sett ikke er «en del av et innstillingsutvalg og bør derfor ikke være del av de konkluderende diskusjoner». Utvalget understreker at eksterne konsulenter normalt har forstått sin rolle, og ikke vært aktive i konkluderende diskusjoner, men at det finnes unntak.
Spørsmålet om hvem det er som skal utføre referansesjekk omtaler utvalget som et prinsipielt spørsmål, og skriver at den ansvarlige leder i hvert fall bør ha tett tilknytning til arbeidet.
Bruken av eksterne konsulenter til referansesjekk har tidligere blitt kritisert av Arve Hjelseth som i en ytring skriver at han opplevde å gang på gang måtte forklare konsulentene at egenskaper som kan være viktige i en vanlig bedrift ikke nødvendigvis passer på et universitetsinstitutt.
Omfattende kvalifikasjonskrav
Hva retrettstillinger angår påpeker utvalget motsetningen mellom politiske føringer om å redusere bruken av slike i staten, samt det potensielle problem at en kan ende med «avgåtte ledere med et høyt lønnsnivå som ikke nødvendigvis har en kompetanseprofil i tråd med enhetens behov» på den ene siden, og fordelene slike stillinger har når det kommer til å rekruttere eksterne søkere på den andre.
Når det kommer til å øke tilfanget av kandidater til stillingene skriver utvalget at kvalifikasjonene som etterspørres i utlysningstekster er omfattende. Dette har også Thomas Ferstad, nestleder i NTL ved NTNU, tidligere poengtert:
- En må være supermenneske for å fylle alle de kravene NTNU stiller i utlysningsteksten, også kommer ønskede kvalifikasjoner i tillegg. Finner vi 55 slike personer har vi rensket markedet. Det er ikke rart det sitter langt inne å søke når en legger listen så høyt og det som ligger i potten er en fireårig åremålsstilling, sa han til Universitetsavisa da det ble klart at det bare var 2,25 søkere til hver av instituttlederstillingene sist vinter.
Utvalget trekker derfor frem to «må-krav» som de omtaler som særskilt viktige. Førstekompetanse og personlige forutsetninger for å kunne utøve god personalledelse.
«Vi vil understreke at forutsetninger for er noe annet enn erfaring fra personalledelse» skriver utvalget.
Foreslår endring i åremålene
Moen-utvalgets forslag om å utvide åremålene, samt endre på at alle skal ansettes samtidig, begrunnes med flere utfordringer med dagens løsning. I rapporten skriver de at «det medfører risiko med store, samtidige utskiftninger og det legger press på selve gjennomføringskapasiteten».
Dette setter de i sammenheng med forslaget om å øke lengden på åremålene til seks år der dette er hensiktsmessig, men poengterer også at det vil være forskjell fra søker til søker når det gjelder hvorvidt fire eller seks år er den lengden som vil gjøre stillingen mest interessant.
Videre foreslår utvalget også å lage utviklings- og kvalifiseringsprogram for mulige fremtidige ledere, samt videreutvikle det eksisterende programmet for ansatte ledere.
Videre i kategorien «skaffe flere søkere» foreslår utvalget at det bør diskuteres en administrativ minimumsbemanning ved instituttene da det er «nærliggende å forvente at det vil redusere interessen for å søke en lederstilling» hvis potensielle søkere vurderer den administrative støtten for leder som liten. De foreslår også å oppfordre til bruk av komiteer på jakt etter potensielle søkere.
I tillegg til Tekna-nestleder og utvalgsleder Øystein Moen består utvalget av Sturla Søpstad fra Norsk Tjenestemannslag ved NTNU, Lisbeth Aune fra Forskerforbundet NTNU, Morten Mørch fra Parat ved NTNU, dekanene Tine Arntzen Hestbek og Monica Rolfsen, avdelingsdirektør for fakultetsadministrasjonen ved fakultet for naturvitenskap, Elin Cecilie Balstad, og Didrik Tårnesvik, faggruppeleder for strategi og arbeidsgiverfunksjon i HR- og HMS-avdelingen.
