Faktaundersøkelser har vært gjenstand for mye kritikk de siste månedene. I konfliktsaken ved NTNUs Institutt for sosialt arbeid (ISA) ble begrepet «fosterfar» nevnt, uten at det etter mye gjennomgang har kommet noen god forklaring på hvorfor. Faktum er at det ikke var snakk om noen fosterfar-relasjon i saken. Likevel ble dette stående i sluttrapporten.
- Kan vi stole på at det som står i en faktarapport er fakta?
- Begrepet som ble brukt i rapporten er ikke dekkende. Det er en realitet. Men vi har valgt å la det stå. Rett og slett fordi arbeidsgiver ikke kan gå inn og endre rapporten som kartleggingsgruppen har utarbeidet, men også fordi fakta i rapporten ikke utgjør vurderingsgrunnlaget i saken alene. Vi har plikt til å forsøke å få frem fakta i en sak. Når det er uklarheter, følger vi opp det. Det har vi gjort med dette begrepet (fosterfar, journ. anm.). Det ble klart at det var en unøyaktighet, men vi valgte å la det stå. At vi følger opp uklarheter er et eksempel på at systemet fungerer, sier organisasjonsdirektør Ida Munkeby ved NTNU.
- Hvorfor ble det stående?
- Det har jeg ikke noen ytterligere kommentar til.
- Hva er egentlig relasjonen som har ført til at fosterfar-begrepet ble brukt?
- Dette er dypt nede i detaljene i undersøkelsen. Det kjenner jeg ikke til, sier Munkeby.
Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.
Er det fakta? - Ikke nødvendigvis
Hovedtillitsvalgt Gry Eva S. Alterskjær i Forskerforbundet ved NTNU er blant flere som har uttalt seg kritisk om faktaundersøkelser. Hun mener begrepet er misvisende. Munkeby forteller at metoden handler om å få et best mulig kunnskapsgrunnlag gjennom å snakke med involverte i konfliktene. Summen av informasjonen skal gi et best mulig bilde av hvor konflikten ligger.
- Er det riktig å kalle det dere kommer fram til for fakta?
- Hva er fakta? Hva kan man sette to streker under? Det vi finner er ofte de ulike involvertes opplevelser av en situasjon, altså hvordan de har opplevd konflikten. Summen av opplysninger danner et bilde av hva som faktisk skjer eller har skjedd.
- Er dette bildet fakta?
- Det kommer an på hva du legger i begrepet. Ikke nødvendigvis. Faktaundersøkelse er et begrep og en metode.
LES OGSÅ: Fjernet henvisninger til kritikk av NTNU-ledere
- Belastende for de ansatte
En annen av konfliktene ved NTNU der det brukes faktaundersøkelse er ved Institutt for historiske studier (IHS). Det ble nylig klart at sluttrapporten utsettes. Munkeby forteller at den senest skal være ferdig 12. Juni.
- Hva tenker du om belastningen de ansatte påføres ved å stå i en uavklart situasjon over lang tid?
- Det er klart det er belastende for de ansatte. Vi hadde håpet at vi skulle være ferdig tidligere. Jo lengre tid det tar, desto mer krevende kan det være for de ansatte. Når rapporten kommer, skal det være tilstrekkelig tid til å kvalitetssikre den. Da må vi bare tåle at det går tid. Gruppen som jobber med kartleggingen må ha tid til å gjøre en grundig jobb.
- Bruker dere ekstra mye tid på kvalitetssikring nå etter fosterfar-feilen ved ISA?
- I de fleste tilfeller jobber vi veldig grundig med kvalitetssikring. Det skal være grundig kontradiksjon, lesing og kommentering.
- Har fokuset på og kritikken av faktaundersøkelser ført til at dere bruker lengre tid på undersøkelsene nå?
- Nei, det tror jeg ikke. Dette har vært og er en krevende sak (IHS-saken, journ. anm.). Fokuset på faktaundersøkelser har ikke endret noe. Vi jobber grundig med sakene, sier Munkeby.
LES OGSÅ: Undersøkelser av arbeidsmiljø og konflikter får krass kritikk
Henter inn fakta i forskjellige konflikter hver dag
Alterskjær i Forskerforbundet opplever at bruk av faktaundersøkelser ved NTNU har blitt mer utbredt. Munkeby sier hun ikke har grunnlag for verken å avkrefte eller bekrefte påstanden. NTNU mangler oversikt over den totale bruken av faktaundersøkelser over tid, ifølge organisasjonsdirektøren.
- Vi jobber med å hente inn fakta i forskjellige konflikter hver dag, men ønsker å løse saker på lavest mulig nivå. NTNU er et forvaltningsorgan som har handlingsplikt når det oppstår en konflikt. Da må vi finne ut av situasjonen og innhente fakta. Når det er mer komplekse saker, trenger vi en formell prosess som faktaundersøkelse.
- Hva gjør dere når det er mindre komplekse saker?
- Det kan for eksempel være at en saksbehandler lager en beskrivelse av situasjonen og snakker med de involverte partene. Altså at konflikten behandles av en person, fremfor en gruppe, slik vi gjør i faktaundersøkelser.
- Ikke grunnlag for å si om konfliktnivået er høyere eller lavere ved NTNU
Ifølge en oversikt Khrono har utarbeidet er NTNU i særklasse i bruk av faktaundersøkelser ved norske universiteter og høyskoler.
- Hva sier dette om konfliktnivået ved NTNU?
- Oversikten kan ikke tas til inntekt for at NTNU benytter faktaundersøkelser oftere enn andre. Jeg er litt usikker på hvordan man definerer om det er brukt faktaundersøkelse eller ikke. Det kan være ulik forståelse blant institusjonene av hva de faktisk har svart på.
- Mener du de høye NTNU-tallene like gjerne kan bety at NTNU er flinkere til å ta tak i problemene som at det er flere problemer ved NTNU?
- Ja. Jeg har ikke grunnlag for å si om konfliktnivået er høyere eller lavere på NTNU enn hos andre, men vi jobber med å løse problemene.
Finner ikke bedre metoder
- Hvorfor begynte dere med faktaundersøkelser, og hvilke metoder brukte dere før?
- Jeg startet ved NTNU for seks og et halvt år siden, og vi har hatt faktaundersøkelser før det. Jeg husker ikke hvor lenge vi har brukt denne metoden, men som arbeidsgiver har vi alltid hatt handlingsplikt. Jeg tenker at det har vært samtaler med involverte parter og skriftlig dokumentasjon som i faktaundersøkelsene før disse ble innført, sier Munkeby.
- Det har i løpet av de siste månedene kommet en del kritikk mot faktaundersøkelser i flere medier. Har dette noen innvirkning på NTNUs bruk og vurdering av faktaundersøkelser? Vil dere fortsette å bruke denne metoden?
- Det er legitimt å stille spørsmål ved det, og det er bra at vi vurderer metodebruken og jobber med kvalitetssikring. Vår erfaring er at det er viktig å få fram fakta når det er alvorlige konfliktsaker. Vi har ikke funnet metoder som fungerer bedre enn faktaundersøkelser, men det er ikke slik at vi tror det er det eneste som virker. Vi vurderer hele tiden om det er mulig å løse saker på forskjellige måter. Alle teknikker har fordeler og ulemper. Kritikken som har vært nå gjør at vi går noen ekstra runder og stiller oss selv kritiske spørsmål, sier Munkeby.
Vil ha internt møte om faktaundersøkelser
Organisasjonsdirektøren forteller at hun vil ha et internt møte til sommeren for å oppsummere erfaringene med bruken av faktaundersøkelser. Hun mener det er viktig å sikre erfaringsoverføring og læring, samt at metoden brukes på riktig måte. Munkeby understreker at enkle evalueringer er en helt vanlig måte å jobbe på, og noe som er viktig for å sikre utvikling.
- Vi tar gjerne imot forslag om det er andre måter å løse konflikter på. Erfaringsmessig lar konflikter som har eskalert til et høyt nivå seg sjelden løse med enkle grep, sier hun.
- Du sier at alle metoder har fordeler og ulemper. Hva er ulempene med faktaundersøkelser?
- Vi ser at det kan være krevende å stå i prosessen under en faktaundersøkelse. Det blir en formalisering av et konfliktnivå, og det tar ofte tid. Skal vi få kartlagt så mye som mulig er det kapasitetskrevende, men vi ser ingen annen måte.
- Hvordan bidrar faktaundersøkelsene til å løse problemene?
- For å kunne sette i gang tiltak må vi ha et best mulig bilde av hva som faktisk er problemet. Det kan være at problemet er mer komplekst enn først varslet, eller at det er snakk om flere problemstillinger. Vi må vite dette for å vite hvilke tiltak vi skal sette i gang, sier Munkeby.
