Nevner ikke instituttstyrene

I oktober i fjor vedtok NTNU-styret at ordninga med valgte instituttledere skal opphøre. På det samme møtet foreslo rektor at også instituttstyrene- og rådene skal fjernes. Styret ba i stedet rektor «komme tilbake til ramme rundt medvirkningsordninger på instituttnivå.»

I forkant av styremøtet hadde flere vitenskapelig ansatte advart mot at de formelle medvirkningsorganene forsvinner.

Rektor sendte derfor 4. desember ut notatet: «Medvirkning for ansatte og studenter ved instituttene.»

Reell medvirkning

Notatet lister opp eksempler på hvordan instituttene i dag sikrer de ansattes medvirkning. I tillegg skisseres det hvilke prinsipper medvirkningsordningene kan bygge på når instituttene får tilsatte ledere fra 1. august. Til slutt foreslår rektor å etablere det som i notatet er beskrevet som «…en felles kjerne av retningslinjer for å oppnå reell medvirkning ved instituttene.»

Notatet er sendt til fakultene, fagforeningene, Studenttinget og Hovedverneombudet. Svarfrist er 18. januar.

Skal bli hørt

I notatet nevnes det at tilsatte i dag er representert i instituttstyrer og -råd. I lista over hvilke prinsipper som skal legges til grunn for framtidig medvirkning, står det:

«Dersom instituttstyre/-råd blir nedlagt, bør tilsatte og studenter fortsatt bli hørt i saker som i dag ligger i mandatet til instituttråd/-styrer.»

Om dette betyr at instituttenes øverste organ nå henger i en tynn tråd, blir ikke drøftet i notatet. Men notatet peker på at tidligere tilbakemeldinger fra enhetene, forut for styremøtet om ledelse og styring i fjor, viser at disse styrene og rådene blir vurdert forskjellig. «De fleste er relativt kritiske», heter det i notatet.

I notatet står det også at ledermøter, utvidete ledergrupper der alle grupper er representert, personalfora og strategiseminar jevnt over fungerer bra.

Kan foreslå andre ordninger

På spørsmål fra UA om hvorfor det ikke bes om tilbakemelding på om instituttstyrene og -rådene skal legges ned eller ikke, får vi følgende svar på epost fra seniorrådgiver Per Eivind Kjøl i rektors stab:

- Det er fullt mulig å foreslå andre medvirkningsordninger enn dem som er skissert på siste side i notatet, det vil si også instituttstyrer og råd. Skissen på siste side er omtalt som forslag til en felles kjerne for å ivareta medvirkningen.

Faglærere og studenter sidestilles

Faglærermøtene ved instituttene blir heller ikke nevnt i rektors utkast til framtidig medvirkningsordning. I prinsippene for medvirkning heter det blant annet: «Det vil forenkle arbeidet om studentene/tillitsvalgte får samme informasjon og deltar i de samme møtene som tilsatte. Det må i tillegg være egne møteplasser som ivaretar de to gruppenes særlige behov.»

I dag fungerer faglærermøtene ofte som uformelle, men besluttende organ basert på konsensus. På denne måten har de vitenskapelig ansatte fått innflytelse over beslutninger fattet ved instituttene. Ved behov blir også studentene inkludert.

- Faglærermøtene er heller ikke nevnt i punkt 4. Betyr det at disse skal forsvinne?

- Som nevnt over er forslaget på siste side omtalt som en minste felles kjerne . Utover denne kjernen er det åpent for å bruke andre kanaler og fora. Altså, det er ikke snakk om å nedlegge eller låse for faglærermøter hvis disse er hensiktsmessige, svarer Per Eivind Kjøl.

Avtaleverket

- Hvordan mener dere direkte medvirkning er ivaretatt i forslaget til slutt i notatet?

- Notatet bygger i stor grad på prinsippene i Hovedavtalen og med NTNUs tilpasningsavtale. Tilpasningsavtalen legger stor vekt på direkte medvirkning, og vi mener det er fanget opp i skissen. I tillegg skal den enkelte ansatte og grupper av ansatte, gjennom god ledelse, bli tatt med på råd om forhold som direkte berører den eller dem, sier han.

Skisse til mulig løsning

I notatet blir kjernen i ei framtidig medvirkningsordning presentert slik i punkt 4:

• Kravene om skriftlighet i form av saksliste til og referat fra møter der medvirkning er hensikten, understrekes
• Tilsatte og studenter skal foran hvert semester bli informert om saker som planlegges tatt opp og omtrent når beslutninger vil bli fattet
• Representanter for tilsattegruppene og studenter (instituttillitsvalgt) innkalles til utvidede ledermøter 1-2 ganger i semesteret
• Tillitsvalgte for ansatte og studenter deltar i de strategiseminar som gjennomføres ved institutt
• Instituttledelsen har en gang i semesteret separate møter med representanter for tilsatte og studentenes tillitsvalgte.
• Medvirkning inngår i lederutviklingstiltak innsiktet på instituttledere
• Representanter for tilsatte og studenter oppnevnes i innstillingsutvalgene ved tilsetting av instituttleder
• Studentrepresentanter i de pedagogiske komiteene deltar både i de praktiske prøvene og intervjuene i forbindelse med tilsettinger i undervisningsstillinger

Notatet er sendt ut til fakultetene, arbeidstakerorganisasjonene, Studenttinget og Hovedverneombudet. På spørsmål om hvem rektor ønsker tilbakemeldinger fra, svarer seniorrådgiver Per Eivind Kjøl i rektors stab:

- Adressatene er dem du nevner. Vi forutsetter at det gjennomføres nødvendige interne prosesser som sikrer forankring.

- Notatet er sendt ut 4. desember med svarfrist 18. januar. Er ikke dette en kort frist med tanke på at jula kom innimellom?

- Dette gir netto cirka en måned, og burde gi tilstrekkelig tid for å kommentere notatet, sier Kjøl.

- Hva blir videre prosedyre etter at svarfristen utløper?

- I lys av kommentarene vil notatet bli bearbeidet. I bearbeidelsen vil vi også trekke inn de deler av arbeidsmiljøundersøkelsen som kaster lys over hvilken medvirkning ansatte opplever at de har i dag. Vi planlegger å bryte svarene ned på kjønn, alder og vitenskapelig og teknisk-administrativt personale for å se om det er systematiske forskjeller, sier han.

Kjøl opplyser at det reviderte notatet vil bli drøftet i Dekanmøtet og i Sentralt samarbeidsutvalg (SESAM) før det legges fram for styret 27. februar.