Det var denne uklarheten som satte stopper for hele konkurransen og plasserte leverandører i klemme. Det er vi som har begått denne uklarheten, som gir tvil om hvordan totalkostnadene i tilbudene skal bedømmes. Det har vi lagt oss flate for, og vi har beklaget det overfor itslearning og Fronter.
Det sier Knut Veium, som leder seksjon for studieadministrative støttesystemer. Det var onsdag i forrige uke at NTNU gjorde kuvending, og brått avlyste det omstridte innkjøpet av nytt e-læringssystem.
Fant helt ny feil
Opptakten kom i form av en SMS til seksjonssjef Knut Veium om kvelden 17. mai. Da satt en av hans medarbeidere på jobb og forberedte den kommende rettssaken der NTNU er saksøkt av den forsmådde leverandøren itslearning. Vedkommende hadde oppdaget at noe åpenbart ikke stemte i NTNUs anbudsdokumenter.
Feilen lå i selve prismodellen, som overhode ikke hadde vært noe tema tidligere i den etter hvert så omfattende anbudssaken.
- Dagen etter hadde vi et møte, der vi etter en grundig gjennomgang så at konkurransegrunnlaget kunne forstås på ulike måter, sier Veium.
For å sikre seg ytterligere, fikk de to firma til å gå gjennom materialet. Konklusjonen ble at også disse to tolket konkurransegrunnlaget ulikt.
- Selv om både vi og leverandørene kan gjenbruke mye av arbeidet som allerede er gjort i en ny runde, er dette svært kjedelig, slår Veium fast.
Åpenbart uklart
Han får følge av innkjøpssjef Lisbeth Gussiås ved seksjon for anskaffelser. Begge beklager sterkt at den tilsynelatende åpenbare feilen, ikke ble oppdaget tidligere.
Gussiås viser til at regelverket for offentlige anskaffelser er klinkende klart. Alt skal være transparent og forutsigbart, og mulige leverandører skal likebehandles. Når det viser seg at det er uklarheter i konkurransegrunnlaget, må konkurransen avlyses.
- Vi skulle ønske vi hadde oppdaget dette for ett år siden. Det ville spart både NTNU og leverandørene for tid, uklarheter og frustrasjon, sier Gussiås.
Ingen stusset
I prismodellen som ble benyttet, ble det spurt om driftskostnader i hele kontraktsperioden som er på inntil åtte år. Av prosjekt- og fremdriftsplanen fremgår det at NTNU ikke skal belastes driftskostnader før pilot, implementerings- og prøvedriftsperioden er fullført. Dette kalles fase 0,1 og 2 og er beregnet til 17 måneder. I prismatrisen bes det imidlertid om pris på driftskostnader for hele kontraktsperioden, fra år 1 til år 8.
- Det er således bedt om pris også for fase 0,1 og 2, opplyser Lisbeth Gussiås.
Sett i lys av at anbudsprosessen rundt det nye elæringssystemet har vært gjennom mange runder med kvalitetssikring og saumfaring, er det en gåte at ingen oppdaget at noe ikke stemte.
- Vi stusser jo også på hvorfor leverandørene ikke har stilt spørsmål rundt dette, sier NTNUs innkjøpssjef.
Gikk til sak
Det er ett år siden NTNU kåret Fronter til vinner av kontrakten verdt rundt 50 millioner kroner. Tilbudene fra Fronter og itslearning var veldig like, med kun små marginer som tippet i Fronters favør. Prosessen ble etterprøvd flere ganger for å være sikre på at riktig vinner var valgt.
Itslearning protesterte heftig, påpekte en rekke feil i prosessen, og saken endte med at firmaet trakk NTNU for retten.
Rettslig motpart er NTNUs eier, Kunnskapsdepartementet, og saken er berammet for Oslo tingrett 18-20 juni.
- Dramatisk beslutning
- Slik vi ser det, bygger rettssaken på uenighet rundt anbudet. Når vi ser oss tvunget til å avlyse konkurransen, faller dermed grunnlaget for saken vekk, mener Knut Veium.
NTNU drøftet saken med regjeringsadvokaten før de avlyste, og Veium beskriver det som en dramatisk beslutning. Den ble kunngjort i et videomøte med leverandørene onsdag forrige uke.
Direktør Arne Bergby i itslearning sa til UA fredag at hele saken er en tragedie for tilbyderne. Han anslår at selskapet hadde lagt ned arbeid for 10-15 millioner kroner for å vinne den ettertraktede kontrakten.
Søksmål og spekulasjon
Det er uansett opp til itslearning om de vil trekke søksmålet mot NTNU. Universitetet har, i tilfelle, tilbudt å dekke selskapets påløpte advokatkostnader. Itslearning har varslet at de må drøfte saken med sine rådgivere i Advokatfirmaet Kluge.
Seksjonssjef Knut Veium og innkjøpssjef Lisbeth Gussiås sier de har vært innom mange scenarier, inkludert søksmål fra itslearning.
- Det må jo bli opp til dem, men vi må forholde oss til norsk lov, og kan ikke spekulere i hva deres neste trekk kan bli, sier de.
Kraftig på overtid
NTNU har brukt Itslearnings elæringssystem i ti år. Kontrakten er i utgangspunktet på maksimalt åtte år, så avtalen er allerede kraftig på overtid. Nå har universitetet sagt at man skal tenke seg godt om før konkurransen påbegynnes en gang til.
- Vi har lært mye av denne prosessen, på godt og på vondt. Nå skal vi sette opp en ny organisasjon, ta en utsjekk på behov, gjøre de endringer som trengs, og blant annet benytte noen enklere beregningsmodeller, sier Veium.
Får ikke følger
- Direktøren i itslearning sier han aldri har opplevd så dårlig kvalitet i evalueringsarbeidet av et anbud, og at man må kunne forvente langt mer av NTNU?
- Det har jeg ingen kommentarer til. Det får stå for hans regning, sier Lisbeth Gussiås.
- Vi har en meget dreven innkjøpsavdeling, med svært kompetente folk. De håndterer svært mange og ofte store innkjøp, sier Veium.
- Får saken noen følger for innkjøpsavdelingen?
- Det er NTNUs ledelse som har det øverste ansvaret. Store offentlige anskaffelser er kompliserte saker hvor det går an å gjøre feil. Vi ser ikke grunn til å henge ut enkelte ansatte hos oss for dette. Vi vil selvfølgelig bruke dette til læring i det videre arbeidet vårt, sier Lisbeth Gussiås.
Se NTNUs kronglete ferd mot nytt e-læringssystem:
Følg tidslinjen og sakens ferd gjennom UAs spalter siden mai i fjor året. Klikk på pilene for å se utviklingen, og lese artiklene.
