Best på kvalitet - ble valgt bort

Nå klager Itslearning på avgjørelsen.

Ut på anbud

Studieavdelingen kunngjorde nylig at NTNU skal gå over til å bruke læringsstøttesystemet Fronter. Dermed blir Itslearning vraket etter ti år.

Ifølge intern informasjon til ansatte og studenter, var NTNU nødt til å iverksette en offentlig anskaffelsesprosess i tråd med regelverket. De ansatte blir fortalt at konkurransen til slutt stod mellom Fronter og Itslearning, og at det var lite som skilte de to digitale læringsplattformene.

Formell feil

- Itslearning er ikke et selskap som har for vane å klage når vi taper anbud. I dette tilfellet mener vi at NTNU har gjort en formell feil. Vi vil opplyse NTNU om at de har gjort denne feilen, og at Itslearning skulle ha vunnet konkurransen hvis den var blitt korrekt gjennomført. Den eneste måten vi kan gjøre dette på er å klage, sier daglig leder Arne Bergby til UA.

Han ønsker ikke å gi ytterligere kommentarer.

Klagen ble sendt inn av advokatfirmaet Kluge og mottatt av NTNU i slutten av forrige uke. Karensfristen for inngåelse av kontrakt var opprinnelig satt til 10. juni, men er nå satt til 18. juni på grunn av klagen fra Itslearning.

UA er kjent med innholdet klagen, som er på 14 sider. Det er særlig NTNUs beregningsmetoder Itslearning reagerer på.

Kvalitet og leveranse

NTNUs egen tabell (se illustrasjon) over de tre kriteriene for tildeling viser at Itslearning er best både når det gjelder kvalitative egenskaper og leverandørens leveranseevne/gjennomføringsevne.

Likevel blir Fronter rangert som nummer én av NTNU.

Etter at de to leverandørenes kvalitative egenskaper er vurdert, får Itslearning en score på 3,78 og Fronter en score på 3,70. De tre kriteriene er vektet, og kvalitet har ei vekting på 50 prosent.

Itslearning oppnår en score på 1,19 når leverandørens leveranseevne/gjennomføringsevne blir vurdert. Fronter får en score på 1,12.

Da gjenstår pris: Total Cost of Ownership, TCO. Her kommer Fronter best ut med en score på 2,50, mens konkurrenten får en score på 2,32.

De to siste kriteriene har ei vekting på 25 prosent hver.

Enden på visa blir at Fronter oppnår en total score på 7,32 og går seirende ut av anbudskonkurransen. Itslearning tapte anbudet med en total score på 7,28.

Skifter vekting underveis

Det Itslearning reagerer på i klagen, er at NTNU vekter pris på en annen måte enn de andre to kriteriene. NTNU følger dermed ikke prinsippene som er oppgitt i anbudsutlysningen. Der står det at TCO skal vektes med 25 prosent.

Ifølge klageren fører dette i praksis til at kvalitet får ei vekting på 50 prosent, leveranseevne 15 prosent og pris 35 prosent. Dette kommer Fronter til gode, som da oppnår en høyere score.

Itslearning påpeker i klagen at hvis NTNU hadde fulgt sin egen anbudsutlysning, ville de oppnådd en score på 9,82 og Fronter 9,76.

Kostnad ved skifte

I klagen kommer det fram at NTNU har belastet Itslearning for utviklingskostnader på om lag 1,2 millioner kroner. Klageren mener beløpet er for høyt og at det korrekte beløpet er cirka 230 000 kroner. Dette mener de kom fram i anbudsprosessen.

Etter det UA kjenner til, har NTNU ikke tatt med i regnsestykket hva det vil koste universitetet å bytte fra en leverandør til en annen vil være. Slike byttekostnader er ikke ubetydelige når hele NTNU skal over til et nytt datasystem, og når studenter og ansatte skal få opplæring i hvordan de skal bruke Fronter.

Hvis Fronter ikke er påført byttekostnader, mener Itslearning i sin klage at dette er feil.

Av aktører i markedet er det antydet at byttekostnader vil kunne beløpe seg på over 10 millioner kroner, men dette har UA verken fått bekreftet av NTNU eller av tilbyderne.

Siden implementeringa må forberedes grundig, regner Studieavdelingen med at Fronter vil være innfaset om halvannet år.

Fikk fratrekk

I tillegg er Itslearning trukket for 42 poeng fordi de, ifølge NTNU, ikke svarte på spørsmål fra NTNU om når ordinær drift kan tre i kraft. I klagen mener Itslearning å kunne dokumentere at de har svart bekreftende på spørsmålet, og ikke skulle blitt trukket.

Liten forskjell i pris

Etter hva UA kjenner til, var prisforskjellen mellom de to tilbyderne liten. I NTNUs internorgan «Innsida», blir de ansatte orientert om at dette var et jevnt løp:

« Mye tid har blitt brukt på å definere behovene som man forventer at et LMS-tilbud skal løse i 2014. Konkurransen stod til slutt mellom de to dominerende aktørene på det norske markedet, Itslearning og Fronter. Etter et jevnt løp kom prosjektgruppa fram til at Fronter samlet sett tilbyr den beste løsningen for NTNU.»

UA har bedt om å få et intervju med seksjonssjef Knut Veium ved Studieavdelingen. Han henviser oss videre til prorektor for utdanning, Berit Kjeldstad, som svarer følgende via epost:

« Når det gjelder saken om innkjøp av nytt LMS har NTNU hatt en stor og omfattende prosess over tid på dette. Vi er fortsatt inne i karensperioden for denne anbudsprosessen, og kontrakt er ikke signert ennå. Karensperioden utløper 17.06. Jeg ønsker ikke å kommentere saksinnhold i prosessen før karensperioden er over.»

I klagen åpner advokatfirmaet Kluge for å gå rettens vei hvis Itslearning ikke får medhold i sin klage.