“Folk må tåle usikkerhet fram til det blir sommer”
Noen steder gjøres det dobbelt arbeid, andre steder jobbes det for tregt. Men først til sommeren kan Anne Kristine Børresen fortelle de over 2 500 administrativt ansatte ved NTNU hvordan, hvor og med hva de skal jobbe.
Intens periode. – Vi har hele tiden visst at vi hadde et knapt år på oss, og at det ville bli et intenst arbeid. Så langt har vi levert i tide til milepælene, mange og gode innspill har – og skal også framover- bidra til å styrke arbeidet vårt, sier Anne Kristine Børresen. Her i sentrum for en befaring med styret på Dragvoll.
Kristoffer Furberg
Nå har Anne Kristine Børresen, som leder arbeidsgruppa for administrativ organisering, levert fra seg en skisse med nesten samme navn: "Alternative modeller for administrativ organisering".
Det er altså ikke bare de faglig ansatte som rokeres rundt i nye NTNU.
- Det vi gjør vil til syvende og sist føre til at en del administrativt ansatte kan få nye arbeidsoppgaver, og nye steder å jobbe på. Mange kjenner, naturlig nok, på en usikkerhet. Den må de nok tåle fram til sommeren, sier Anne Kristine Børresen, i det daglige dekan ved Det humanistiske fakultet i Trondheim.
To modeller – stabilitet og endring
Skissen, som inneholder to ulike modeller, skal behandles av styret den 15. februar. Modell 1 er ganske lik dagens modell, med samme ansvarsfordeling mellom institusjon, fakultet og institutt. Modernisering og effektivisering skal her skje gjennom "mer standardisering og digitalisering av prosesser".
Modell 2 legger opp til større endringer i måten ansvar og oppgaver er fordelt på mellom nivåene.
- I den modellen setter vi spaden dypere, som Børresen sier.
Full respekt for usikkerheten
I kommende uke blir det åpne høringsmøter på samtlige campuser.
- Jeg vil oppfordre alle som har interesse av administrativ organisering, også faglige ansatte, til å stille på høringsmøtene og komme med innspill. Det er den siste muligheten før styret skal bestemme seg for hvilken modell de går for, sier hun.
Børresen understreker at samtlige 13 medlemmer i arbeidsgruppa er ydmyke, og har stor respekt for at rammene de nå legger, får følger for mange ansatte.
Gruppa er satt sammen slik at den består av mye kompetanse fra ulike deler av NTNU.
- Premisser for hele arbeidet er at den administrative organisasjonen skal tjene kjernevirksomheten ved universitetet, altså undervisning, utdanning og forskning. Utgangspunktet er at faglige og administrativt ansatte er ett fellesskap. Vi trenger hverandre og vi skal jobbe riktigere, mer effektivt og med bedre flyt for å skape best mulige resultater, sier arbeidsgruppas leder.
Leverer tre rapporter
Gruppa leverte sin første rapport til styret allerede i høst. Den var blant annet resultat av en stor workshop der over 250 ansatte deltok, og listet opp hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for den administrative organiseringen i nye NTNU,
Rapporten inneholdt fire nøkkelord for hva man vil oppnå:
Effektivisering, modernisering, fagnærhet og kvalitet.
Skissen som nå er levert, er grunnlaget for gruppas andre rapport, som leveres styret før februarmøtet.
- Da beslutter styret hvilken modell de går for når det gjelder administrativ organisering. Deretter skal fakultetene utrede videre hvordan de vil ha det innenfor modellen styret velger. De skal levere sine forslag til oss innen midten av april, forklarer Børresen.
På et styreseminar i juni vil arbeidsgruppa legge det endelige forslaget, den tredje rapporten, på bordet.
Mer komplekst enn faglig organisering
- Underveis har vi fått mange innspill som viser at folk kjenner på at det er behov for endring. Vi merker at mange har forventninger til dette arbeidet. Vi vet at det skjer dobbelt arbeid noen steder, og at det her og der går for tregt, sier Børresen, som vil vente med å utdype hvor skoen trykker.
Hun peker på at adminstrativ organisering er mye mer komplekst å forholde seg til enn faglig organisering, der debatten nå går høyt om hvilke institutt som skal høre inn under hvilke fakultet.
LES MER: Strømmen ønsker seg kjempefakultet
LES MER: Indøk vil heller til teknologene
LES MER: Vil unngå konkurrerende fagmiljøer
- De aller fleste har en formening om hva fagområder favner. Inndeling i fakulteter er kjente størrelser og strukturer for mange. Administrativ organisering er mye mere komplekst, og dekker mange flere funksjonsområder, sier Børresen.
Klare behov for endring
Og:
- Få i organisasjonen har et godt nok overblikk over denne kompleksiteten. Samtidig er det mange som har sterke oppfatninger om hva som må bli bedre.
- Hva har du selv lært av å lede denne gruppa?
- Masse! Både om de mange ulike funksjonsområdene disse ansatte dekker, men også om hvor mange ulike måter de samme tingene gjøres på rundt om på NTNUs fakulteter og på de tidligere høgskolene.
Anne Kristine Børresen sier at diskusjonene har avdekket at mange ønsker endring på en del områder.
- Det er et sterkt engasjement for å peke ut løsninger som vil skape endringer. Det vi leverer, er startskuddet for å få bedre flyt og mer effektivitet i viktige funksjoner.
LES OGSÅ: Glede, spenning og frykt for lengre vei til ledelsen
LES OGSÅ: NTNU-administrasjonen skal designes på nytt
LES OGSÅ: Spente på det faglige utbyttet
LES OGSÅ: Vil opprette eget fakultet for utdanning
