Hvordan skrive e-post på engelsk?

Mange utropstegn er ikke måten å gjøre det på når du skal sende en e-post til noen du ikke kjenner.

I boka Finding the Right English Words gir Stewart Clark råd om hva som er skikk og bruk når vi skal sende e-poster på engelsk. Rådene er spesielt beregnet på e-poster vi sender i jobb- og skolesammenheng, når tonen må være mer formell.

Her er noen av rådene:

1: Ikke skriv «hello» i emnefeltet.

2: Ikke start med «Hi» når du skriver til folk du knapt kjenner, eller i et formelt brev.

3: Bruk alltid en hilsen innledningsvis. For kolleger, forbindelser og venner bør man skrive for eksempel «Dear Mr Jones» eller Dear John». Noen ganger kan vi også bruke «John».

Formelle brev stilet til en institusjon eller person uten navn bør innledes med «Dear Sir», «Dear Madam» eller «Dear Sir or Madam».

Vanlige forretningsbrev, der du kjenner navnet på den du skriver til, bør begynne med «Dear Mr Jones» (bruk aldri Mister når du bruker navn) eller «Dear Ms Jones». For professorer brukes «Dear Professor Jones», mens «Dear Dr Jones» kan brukes hvis den du skriver til har en doktorgrad.

For gifte kvinner kan du som alternativ til «Ms Jones» skrive «Dear Mrs Jones». Er kvinnen ugift kan du skrive «Dear Miss Jones».

4: Skriv alltid overskriften under hilsenen.

5: Ikke bruk utropstegn eller store bokstaver i hele ord. Det siste blir oppfattet som roping.

6: Bruk ikke smiletegn. Disse kan misforstås og kan bli oppfattes som uprofesjonelt.

7: Ikke bruk forkortelser som «coz», «cU» og «xtra». Det er ikke sikkert mottakeren forstår hva de betyr.

8: Prøv alltid å avrunde med –ing-endelser når du forventer en respons. Dette understreker at kommunikasjonen ikke er avsluttet. For eksempel: «We are looking forward to receiving your comments on this report, by the end of April».

9: Hilsenen avslutningsvis må alltid harmonere med hilsenen innledningsvis. Skriver du til en institusjon eller person uten navn, avrunder du med «Yours faithfully». Forretningsbrev, når du vet navnet på den du henvender deg til, avsluttes med «Yours sincerely». Skal du avrunde e-post til kolleger, forbindelser og venner, må du vurdere om tonen skal være forretningsmessig eller familiær: «Yours sincerely», «Regards», «Kind regards», «Best wishes», «Warm regards», «Love».

10: Skrekkeksempel:

«Hi Jack!!!
My name’s Jaana and I’M FROM FINLAND!!! I bet you haven’t had students from here B4 ;-) ;-) That’s probably coz we’re so amazing at languages, that we don’t need any xtra help?except me – I need all the help I can get!! FYI: the problem really started when I was in primary school, and my parents, who had been arguing non-stop since I was a little baby, got divorced and decided
that I should be adopted ….Anyway, this was all a bit traumatic, so all my school subjects suffered, especially English. HAHAHAAA ONLY JOKING!!!! :-) Jaana (although all my mates call me Jakki!!)

Kilder: Stewart Clarks bok Finding the Right English Words

Råd gitt av British council.

LES OGSÅ: - Mange forskere strever med å skrive på engelsk

Følg Universitetsavisa på Facebook og Twitter.