Ingen omstilling uten medvirkning

Universitetsavisa skaper i sin artikkel om fire universiteters arbeid med anskaffelse av nye administrative datasystemer (BOTT) et inntrykk av at driften av våre lønns- og regnskapstjenester snart skal settes ut, eller privatiseres. Det kan oppfattes slik at konkurranseutsetting er en driver i BOTT-samarbeidet. Bildet som tegnes er unyansert. Målet med disse prosjektene er anskaffelser, ikke nedbemanning.

Kjøpene av nye systemer for HR, økonomi, saksbehandling og arkivering faller imidlertid i tid sammen med digitaliseringsbølgen som vil påvirke store deler av norsk arbeidsliv. Automatisering og robotisering diskuteres nå i mange offentlige og private virksomheter. Universitetene må også tilfredsstille krav fra sin eier om økonomisk effektivisering og å bruke statens fellestjenester der det er hensiktsmessig.

Medvirkning og omstillingsavtaler

På NTNU vil dette føre til forandringer både for en del som jobber med administrative tjenester og for brukerne. Vi skjønner at dette kan skape usikkerhet for fremtiden spesielt hos enkelte grupper av administrativt ansatte. Nøyaktig hvilke følger endringene får i hverdagen for den enkelte er det umulig å si i dag. Vårt mål er imidlertid å ivareta NTNUs administrative medarbeidere på best mulig måte.

Arbeidet med anskaffelsene er godt i gang, men det vil gå 2 til 3 år før de første datasystemene som anskaffes gjennom BOTT-samarbeidet vil være klar til bruk. Dette gir oss tid til å legge en god plan for endringene som kommer. På veien skal vi sørge for god kommunikasjon og medvirkning. Ansattes rettigheter kan for eksempel bli ivaretatt gjennom omstillingsavtaler med enhetene som blir mest berørt. Arbeidstakernes organisasjoner skal selvfølgelig også være med i prosessen. Orienteringer om fremdriften i BOTT-prosjektene er allerede et fast tema på møtene i Sentralt samarbeidsutvalg (SESAM).

Vanlige anskaffelsesprosesser

Arbeidet med å anskaffe og fornye systemene for økonomi, lønn, HR saksbehandling og arkivering vil altså munne ut i ordinære anbudsprosesser. Slike innkjøpsprosesser pågår stadig, som en naturlig konsekvens av at gamle avtaler løper ut og at vi i staten er pålagt å følge lov om offentlige anskaffelser. Slik sett handler disse prosessene ikke om annen konkurranseutsetting enn det som bestandig skjer når staten skal inngå nye avtaler. Man utlyser anbud for å få den beste leverandøren på de premisser som gjelder, for eksempel basert på pris og krav til funksjonalitet.

Det som gjør anskaffelsene gjennom BOTT-samarbeidet spesielle er størrelsen på kjøpene, ettersom kontraktene vil gjelde universitetenes kjernesystemer. På grunn av at de fire breddeuniversitetene (NTNU, UiO, UiB og UiT) har sammenfallende behov har vi valgt å samarbeide. Dette vil innebære stor grad av standardisering i de nye systemene og innføring av felles arbeidsprosesser. Den store fordelen er økonomiske besparelser ved kjøpet av systemer.

DFØ kan få oppdraget

Staten har sitt eget tjenesteorgan for regnskap, lønn og økonomi, Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ). BOTT må derfor vurdere om DFØ kan levere programvare og/eller tjenester. Blir DFØ leverandør blir det ikke anbudsrunde i markedet for kommersielle leverandører direkte, men indirekte ved at disse leverer til DFØ. Enten kan DFØ levere alle tjenester innenfor et område, eller bare programvaren/systemene.