Nå jakter Bott på ePhortes arvtaker

Bott-samarbeidet består av de fire eldste universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø. I dag bruker de det elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte, som er modent for utskifting.

IT-sjef ved NTNU Håkon Alstad leder styringsgruppen for det som heter Bott saksbehandling og arkiv (Bott-SA). Han forteller at de fire nå jobber de med å samordne seg.

Felles standard, lik måte å jobbe på

Målet er felles standarder, og felles måte å arbeide på. Det nye systemet skal ha en arkivkjerne og en saksbehandlermodul som virker sammen. Saksbehandlingen skal bli mer effektiv og dokumentflyten skal bli bedre mellom ulike fagsystemer. Målet er også bedre journalføring og arkivering av dokumenter, etter standarder som Arkivverket har satt.

- Selve innkjøpsprosessen starter i mai. I det ligger det at man gjør en såkalt prøveutlysing for å se hva markedet kan levere av løsninger. Anbud kommer senere, forklarer Alstad.

NTNUs IT-sjef sier at det viktigste er å sikre er at universitetene får til en effektivisering og at de sikrer at både saksbehandling og arkiveringsfunksjon ligger inne i enkelt-fagsystemer, som Paga, Cristin, Felles Studentsystem.

Det har den siste tiden vært en del uro ved Bott-universiteter på grunn av at tjenester på økonomi- og HR-området også skal legges om til en felles anskaffelse. Frykten er at arbeidsplasser står i fare.

LES OGSÅ: Frykter for arbeidsplassene til et høyt antall universitetsansatte

- Ingen dramatikk

I tillegg til Bott-SA og HR og økonomi har Bott-universitetene prosjekter gående på det som heter tilgangsstyring.

Alstad mener det ikke ligger noen dramatikk i dette for Bott-SA sitt vedkommende. Han sier det handler om at de går fra ett produkt til et annet, men at de legger et større forarbeid i å få spesifikasjoner på at en mye større del av saksbehandlingen skal skje innen fagsystemer i stedet for mellom ulike systemer slik det skjer i dag.

- Når det kobles en automatisk arkiveringsfunksjon på i tillegg, bedres dokumentfangsten og arbeidsprosessene blir enklere og lettere, ifølge NTNUs IT-sjef.

Alstad kjenner ikke detaljert til hvordan det er ved de andre universitetene, men sier han tror situasjonen er noenlunde lik som ved NTNU.

- Effektivisering og omstilling gjør at det raskt stilles spørsmål om jobbene til folk er trygge?

- Dette handler om å frigjøre ressurser, øke kvaliteten og at ansatte får brukt mer tid til andre fornuftige oppgaver. Mange synes dagens ePhorte er veldig tungvint. Nå blir det mindre tid å søle bort på tungvint saksbehandling, vi får bedre kvalitet og økt mengden dokumenter som blir arkivert slik de skal.

Skal ta ut effektivisering

Alstad sier han ikke tror folk trenger være redde for jobbene sine, samtidig legger han ikke skjul på at det ligger en effektiviseringsgevinst i dette.

- Men det er ikke det viktigste her, det viktigste er mer effektiv saksbehandling, sier han.

Hvor stor kontrakten er, ønsker ikke Alstad å si noe om, annet enn at det vil koste «noen millioner».

- Det er knyttet større kostnader til selve innføringen, uten at disse kan tallfestes nå, sier han.

I første rekke berører dette de som jobber med saksbehandling, dokumentasjon og arkivtjenester.

- Men i prinsippet blir alle ansatte berørt i en eller annen form, vi håper bare at den jevne bruker ikke merker så mye til det. Han eller hun får kanskje bare en ekstra knapp i Outlook, der man sender et dokument direkte til arkivering, sier Håkon Alstad.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram