Statsbyggs og Purenets nye veileder om kontorarbeidsplasser

Kommunikasjonsdirektør Hege Njaa Aschim i Statsbygg er overasket over min kritikk i UA 04.10.19. Hun mener at jeg ikke har satt meg inn i materialet eller veiledningen utarbeidet av «internasjonalt anerkjente Juriaan van Meel». Internasjonalt er han oppført som forfatter i 11 oppføringer i litteraturbasen Oria. Tre er bøker. Åtte er artikler i fagfellevurderte tidsskrifter, men det er lite forskning utover noen enkle spørreundersøkelser.

Ut over dette er det begrenset hvor mye en kan kommentere. Men Statsbygg viser til 60 referanser i artikkelen - det er faktisk 68 nummererte referanser. Likevel finner jeg kun ti forskningsartikler med utsagnskraft om dette temaet fra indekserte og fagfellevurderte tidsskrifter. Vi har oversikt over mange ganger flere slike artikler, inkludert de ti. Det er også vanskelig å forstå fra veilederen hva studiene faktisk viser. Noen av Statsbyggs artikler er referert flere ganger og opptar dermed flere referansenummer. To artikler og en doktorgrad fra Rolfö et al 2018 har til sammen seks referansenummer (16, 34, 46, 47, 58 og 60). Artiklene beskriver ett arbeid med sammenligning over tid (n=34) og om retrospektiv vurdering av endring (n=66) og viser at å flytte fra åpent kontorlandskap til aktivitetsbaserte arbeidsplasser (ABW) bedret tilfredshet med forholdene, men uten økt produktivitet. Det andre arbeidet viser bedring av forholdene for et IT-team med 50 ansatte etter flytting fra fem celle-kontor, to delte kontor og to små landskap til et større ABW-landskap både i tilfredshet med arbeidsmiljøet og faktisk produktivitet. Disse to studiene kommenteres slik av Purenet: «It is not so much the sharing of workspace that younger generations are interested in (research suggest the opposite), but more the general notion of flexibility in terms of hours and work-at-home options». “Employees tend to appreciate the available spaces for breaks and collaboration, the aesthetics, and the improved interaction with colleagues”.

En viktig artikkel av Appel-Meulenbroek et al 2011 (18, 57) refereres slik av Purenet: “But there are also reports of dissatisfaction, especially in relation to misuse of the concept (e.g. territorial behaviour), design mistakes (e.g. bad acoustics) and flawed implementation processes (e.g. a lack of user involvement)”. De unnlater å nevne at studien omfatter 182 ABW-brukere i fire servicevirksomheter. 68 % byttet aldri arbeidsplass, 28% beslagla en arbeidsstasjon med egne eiendeler, 35 % unngikk visse arbeidsstasjoner fordi de var beslaglagt av andre. Kun 8 % flyttet regelmessig, 62 % måtte arbeide hjemme for å få gjort jobben sin.

To større studier av Hoendervanger et al er også med, med tre referanser (35, 39 og 51). I 2016 beskrev han 3189 arbeidstakere der ABW var fullt implementert fra sju ulike organisasjoner med 18 forskjellige lokalisasjoner. Resultatene svarer godt til Appel-Meulebroek 2011. Kun halvparten skiftet plass mer enn en gang i uka. 71% skiftet ikke arbeidsplass gjennom dagen, ytterligere 15 % kun en gang daglig, hvorav 14% kun ved arbeids-start. 25 % byttet aldri arbeidsstasjon, 24 % mindre enn en gang i uka. Kun 4 % flyttet jevnlig og flere ganger om dagen. Byttefrekvens var positivt korrelert med heterogen aktivitetsprofil, andel kommunikasjonsarbeid og ekstern mobilitet. Konseptet fleksikontor tilfredsstilte dermed kun en liten minoritet av de ansatte (4 %). De som bytter ofte er de som bruker mer tid på møter og mindre tid på kontoret. Forfatterne kommenterer at mange er mest tilfreds med en fast og multifunksjonell arbeidsplass. I praksis betyr det cellekontor.

Purenet kommenterer denne artikkelen som for Appel-Meulenbroek et al 2011 og skriver videre: “Several studies show that employees are less mobile in ABW offices than expected, making use of only a limited set of workplaces rather than the full range of available options. … Data from Leesman shows that people who have a complex activity profile (lots of different tasks) regard ABW as more effective than people with a simpler activity profile (little diversity in tasks).

De unnlater å ta med fra Leesman følgende (fra side 22 nederst til venstre): “The respondents with a simpler activity profile tend to be more likely to base themselves at a single work setting. They do not adopt more mobile behaviour – perhaps as the nature of their work is not especially diverse and therefore does not require a multitude of settings. By far the most important activity for these employees is in fact “individual focused work, desk based”, which was selected as an important activity by 81% of these respondents. Only 8% consider “individual focused work, away from the desk” to be important”. Leesman er et stort kommersielt selskap som ikke publiserer fagfellevurdert forskning, men representert med fem nummer i referanselisten (23, 27, 40, 43, 50). 

Hoendervanger et al 2018 (51) undersøkte sju virksomheter med 551 ansatte i ABW. Purenet kommenterer artikkelen slik: «There isn’t much research available on change management in relation to activity-based working, but many research publications do stress its importance.” Hoendervanger fant noen positive korrelasjoner for ABW, men viktigst var sterkt negativ korrelasjon for privathet. Forfatterne påpeke at det er ytterst viktigst å bedre opplevd nivå av privathet.

Referansen til Danielsson & Bodin 2008 (20 og 48) er ifølge Statsbygg tilstrekkelig fordi hun har publisert på det samme materiale senere. Men etter det jeg kan ser gjelder det kun publikasjonen i 2009. Senere har hun publisert på andre materialer. I 2009 konkluderte hun at: «Cell-office employees are the most satisfied group of employees, followed by those in flex-office.”

I Danielsson & Theorell 2018, basert på 4352 ansatte i sju ulike kontordesign, var resultatet at «Out of seven studied office designs, we find one office design standing out as markedly better— cell-office—and one as markedly worse than the others—hot-desking office. For all studied outcomes, cell-office employees are significantly more satisfied than are other employees”.

Når det gjelder økonomi, er Statsbygg oppbragt over at ansatte ofte ikke sitter på plassen sin og mener at det er misbruk av offentlige arealer. For kontorvirksomheter i Norge kan vi grovt regne at personalrelaterte kostnader utgjør 90 % av virksomhetens årskostnader. Bygningsarealene utgjør ca 10 % av årskostnadene. Med den nye arealnormen kan ca 30 % av arealet spares. Det vil si ca 3 % av virksomhetens årskostnader. Det må veies mot produktivitetstap i ABW på opp mot 30 % hos de som arbeider med kognitivt krevende konsentrasjonsarbeid med behov for fungerende korttidshukommelse.

Bergen kommune opplyser på sine nettsider at de sparer 1,9 millioner for 100 ansatte ved å redusere arealnormen fra 32,5 til 23 m2/ansatt. Det svarer til 19 000 kr /år per ansatt. 19 000 kroner utgjør 3% av årskostnadene ved ca kr 630 000 i personalrelaterte kostnader per ansatt. Redusert produktivitet over 3% er altså netto tap for virksomhet, samfunn og hver enkelt ansatt.