Avdelingsdirektør Anniken Løe sier de vil gjennomgå sine rutiner for å unngå at dette skjer igjen.Foto: Synne Mæle
Avdelingsdirektør Anniken Løe i avdeling for utdanning forklarer at de behandler 8000 søknader årlig, og mange av disse søknadene inneholder opptil fire søknadsalternativer.
En intern svikt i den tekniske løsningen Felles Studentsystem (FS) gjorde at studentene mottok svar på alle alternativene separat, slik skal det ikke være.
Medlingen som ble sendt ut 10. juli skapte forvirring.Skjermdump
- Målet vårt er at hver enkelt skal få et samlet brev som viser resultatet for alle valgene, forteller Løe.
Alle brevene ble sendt til riktige mottakere, men det ble produsert og sendt ut inntil fire enkeltbrev per søker – ett for hvert søknadsalternativ – i stedet for et fellesbrev som skulle vise resultatet for alle valgene.
- Da vi oppdaget feilen, stoppet vi utsendingen og sendte ut en SMS til alle søkere.
«Opptaksresultatet til 2-årig master er nå publisert i NTNU Søknadsweb.
Grunnet teknisk feil er det gått ut enkelte feilaktige brev/eposter til enkelte søkere – vennligst se bort fra disse. Nye brev/eposter kommer i løpet av uken til alle.
Studenter som hadde søkt seg inn på Master i samfunnsøkonomi, fikk også følgende interne SMS.
«Hei igjen Terje. Det ser ut til å gå bra dette her. Den største utfordringen får vi i etterkant»
Løe forklarer at de var bekymret for å skulle sende ut tilbudsbrev dagen etter, men det dette var en utfordring som nå er løst.
- Dette er nå avklart, og alle søkere har fått korrekt e-post med nødvendig informasjon.
Hun forteller også at de har funnet en løsning for å sende ut brev til søkere som har fått tilbud om studieplass på programmer med krav om politiattest.
- Masteropptaket er forbundet med mye spenning og følelser for mange, og at det er beklagelig dersom vi har bidratt til å gjøre noen unødvendig usikre, sier Løe
Videre forteller Løe at det var noen studenter som tok kontakt etter den første meldingen om opptaksresultatet, disse har fått svar på sine henvendelser.
- Vi har mottatt noen henvendelser fra søkere som har fått feilaktige brev, og alle har fått svar. Når det gjelder den vedlagte SMS-en, har vi fått få – om noen – spørsmål.
Hun lover også at det blir gjort tiltak.
- Vi gjennomgår nå våre rutiner slik at dette ikke skjer igjen, avslutter hun.
