NTNUs systemer vil gjelde for alle etter fusjonen

Høgskolene i Trondheim, Ålesund og Gjøvik tar sannsynligvis i bruk NTNUs basissystemer fra årsskiftet. NTNU-ledelsen mener dette vil gi minst risiko for fusjonskrøll.
Organisasjonsdirektør Ida Munkeby ser for seg et stort behov for opplæring av ansatte som skal over på nye systemer.   
        
            (Foto: KRISTOFFER FURBERG)

Organisasjonsdirektør Ida Munkeby ser for seg et stort behov for opplæring av ansatte som skal over på nye systemer.   Foto: KRISTOFFER FURBERG

Dette kommer fram i notatet «Oppdatert risikovurdering av fusjonen (sikker drift)», som NTNUs styre skal diskutere og ta stilling til på styremøtet i dag.

Mindre risiko med NTNUs system

I notatet fra rektor heter det: «Felles systemer basert på dagens systemer ved NTNU vil redusere risikoen fordi det medfører at man i 2016 benytter etablerte grensesnitt på de største basissystemene.»

I praksis innebærer dette at:

- Felles løsning for studentdatasystem (FS) tas i bruk 15. mars 2016.

- Paga tas i bruk som felles lønnssystem fra årsskiftet.

- Oracle tas i bruk som felles økonomisystem fra årsskiftet

- Liferay, NTNUs løsning for eksternweb, og Innsida, NTNUs intranett, tas i bruk som felles web/intranett seinest ved årsskiftet.

- ePhorte tas i bruk som felles system for sak-arkiv ved årsskiftet (skal utredes videre).

Mye skjer på kort tid, men ansatte som synes det kanskje går vel fort i svingene kan merke seg følgende forbehold i notatet hvis noe uventet dukker opp:

«...det kan høsten 2015 tas beslutning om å utsette overgangen ett år...»

I tillegg til disse systemene, skal alle instituttene ved NTNU som bruker Itslearning over på et nytt e-læringssystem fra høstsemesteret 2017. Det er ikke nevnt i styrenotatet hvordan dette vil berøre HiÅ, HiG og HiST, eller hvordan dette vil påvirke risikobildet.

LES OGSÅ: Oppdatert risikovurdering -styrenotatet

Mange må ha opplæring

Organisasjonsdirektør Ida Munkeby skriver i en e-post til UA at det som NTNU-ledelsen først og fremst bekymrer seg for nå, er at store endringer skal skje samtidig.

- Mange skal over på nye systemer samtidig, vi vil være i en situasjon med mange grensesnitt og sammenhenger som det er krevende å få oversikt over. Ved siden av kompleksiteten som dette innebærer, vil jo også opplæringsbehovet være stort for dem som skal over på nye systemer, sier hun.

LES OGSÅ: Kraftsalve mot Paga

Blinker rødt

Det er risikovurderingene foretatt av de ulike administrative arbeidsgruppene, som gjør at de tre høgskolene etter alt å dømme kommer til å ta i bruk NTNUs basissystemer fra 1. januar 2016.

Da organisasjonsdirektøren tegnet risikobildet ved fusjon for NTNUs styre i mai, blinket det faretruende rødt på følgende områder:

- Ressursknapphet/overbelastning av nøkkelpersoner.  

- Dataflyt og grensesnitt mellom systemer og tjenester feiler.

- Konverteringsarbeider gjennomføres ikke etter plan

- Lave søkertall grunnet mangler i rekrutterings- og opptaksprosess.

Den nye risikoanalysen beskriver ikke lenger situasjonen for disse områdene som «uakseptabel risiko».  Nå er risikoen nedgradert til «akseptabel risiko.»

- Endringer i risikobildet skyldes at det er arbeidet videre med prosessene, kartlagt utfordringer og iverksatt tiltak for å redusere risiko, skriver Munkeby.

Men fortsatt er det mange skjær i sjøen, som kan få den store fusjonsskuta til å gå på en smell:

Dataflyt feiler

«Administrative prosesser og tjenester er avhengig av dataflyt mellom ulike systemer og tjenester. I alt fra å logge seg på en PC til gjennomføring av opptak av nye studenter, er dataflyt mellom systemer en avgjørende faktor», heter det i notatet.

Så langt er det identifisert over 400 navngitte dataoverføringstjenester som understøtter en eller flere prosesser og tjenester. I notatet står det at mellom 50 – 60 av disse må gjennomgås som ledd i å sikre sikker drift.

«Sannsynligheten for at dataflyt feiler ble i utgangspunktet ansett som stor, og den vurderes fortsatt som høy», ifølge notatet.

Overbelastning av nøkkelpersoner

Notatet peker på at særlig i de minste institusjonene er sannsynligheten stor for at nøkkelpersonell blir overbelastet: Et fåtall personer spiller en sentral rolle innenfor flere områder. Munkeby forteller at en omstillingsavtale er på plass, og at ei håndbok for omstilling skal utarbeides til høsten.

- Ledere må bidra til prioritering av arbeidsoppgaver, vi må leie inn vikarer og eksterne konsulenter der det er behov, sier hun.

Konvertering forsinkes

Hvis ikke konverteringsarbeidet gjennomføres som planlagt, kan ikke overgangen til felles systemer settes i verk. En forsinkelse vil innebære at denne overgangen blir utsatt et år. Ifølge notatet fra rektor er sannsynligheten for dette redusert ved at de tre høgskolene går over til NTNUs systemer. Da blir konverteringsarbeidet mindre omfattende.

Lave søkertall

«At nye NTNU mister nye studenter fordi de ikke har fått tilstrekkelig informasjon om studietilbud og søkemuligheter, vil være kritisk for omdømmet og gi den nye institusjonen en dårlig start», står det i notatet. Sannsynligheten for at dette kunne skje ble først vurdert som høy. Ifølge notatet er det nå gjort tiltak som reduserer risikoen for svikt i rekruttering og opptak av studenter.

LES OGSÅ: Nokut-direktør frykter økt byråkrati

Venter på departementet

Ida Munkeby opplyser at de nå venter på brev fra Kunnskapsdepartementet før sommerferien, for å få avklart organisatoriske uklarheter. I tillegg vil NTNU-fusjonen behandles i statsråd 19. juni:

- Ett vesentlig punkt er jo hva slags form for fusjon dette skal være. Vi antar at det vil være snakk om en virksomhetsoverdragelse, skriver hun i e-postintervjuet med UA.


LES OGSÅ: Klungland kan bli prorektor

- Mange skal over på nye systemer samtidig, vi vil være i en situasjon med mange grensesnitt og sammenhenger som det er krevende å få oversikt over

Ida Munkeby
NTNUs basissystemer

Det arbeides nå for at NTNUs fusjonspartnere tar i bruk NTNUs mest sentrale IT-systemer fra 1. januar 2016. Dette blir vurdert som den mest knirkefrie måten å gjennomføre fusjonen mellom NTNU og de tre høgskolene på.

Dermed må nøkkelpersoner og berørte ansatte ved HiÅ, HiG og HiST få opplæring i følgende systemer:

  • Paga: NTNUs lønnssystem.
  • Felles studentsystem (FS): Et verktøy for studierelaterte oppgaver.
  • Oracle: NTNUs økonomisystem.
  • Liferay: Publiseringsløsning for web.
  • Innsida: NTNUs intranett.
  • ePhorte: system for arkiv og saksbehandling (det blir vurdert framover om dette systemet skal brukes av alle).
UA vil gjerne ha dine kommentarer. Kommentarer fra anonymiserte brukere og kommentarer med personangrep vil bli slettet. Kommentarer som inneholder lenker må godkjennes manuelt. Det kan derfor ta noe tid før slike kommentarer dukker opp i kommentarfeltet.
comments powered by Disqus
Siste fra forsiden

Vil bli ny direktør i Forskningsrådet

UiB-rektor Dag Rune Olsen er en av 15 personer som kniver om stillingen som administrerende direktør i Forskningsrådet.

Gjesteskribenten:

Mitt liv som digital

Du verden, så attikomme en stakkars dame på 48 år (som tross alt og på no time ble en, riktignok selverklært, kløpper på Teams og Zoom) kan føle seg!

Kinesisk SF:

Grensesprengende om hvordan vitenskapen redder menneskeheten

Forfatteren har begått en episk triologi om Universet beskrevet som en nådeløs krigsskueplass hvor det er alles kamp mot alle – og om hvordan vitenskapen redder menneskeheten fra å bli utslettet av fiendtlige sivilisasjoner. Han leses av den kinesiske eliten. Barack Obama skryter ham opp i skyene. Hva er det med Cixin Liu?

Ytring:

Førjulstanker ved NTNU

«Noen filosofer har ment at mennesket fødes som en ubeskrevet tavle... ...Men hvem hadde laget tavlen og skrivesakene, og hvem skriver?» spør Arne B. Johansen i denne ytringen.