Digital omstilling ved NTNU: - Funksjonaliteten har gått ned  

I perioden 2018 - 2023 er det gjennomført 40 prosjekter innenfor Digitaliseringsprogrammet ved NTNU. Disse har vært fordelt på alle virksomhetsområdene ved universitetet.  

I en ytring i Universitetsavisa stiller Kjersti Møller og Ingrid Bouwer Utne spørsmål ved om den digitale omstillingen ved NTNU faktisk fører til en lettere arbeidshverdag, eller om det tvert imot gjør arbeid mindre effektivt og med dårligere kvalitet. Mange opplever sistnevnte, forteller Møller til Universitetsavisa.

- Enkeltansatte blir overøst av krav og opplæringstiltak. Det er en utfordring vi må ta på alvor, sier hun. 

Digital omstilling skal i utgangspunktet føre til at arbeidsoppgaver og prosesser skal effektiviseres. Ifølge professorene og styremedlemmene har omstillingen ved NTNU derimot ført til at oppdrag som tidligere kunne løses på kort sikt får vesentlig lengre behandlingstid. 

NTNU-ansatte opplever lønnssystemet ikke funker, nå holder de eget skyggeregnskap

Bruker mye penger på digitalisering

Dersom NTNU skal lykkes med digitaliseringen mener Utne og Møller at blikket må rettes mot organisasjonsutvikling, omstillingsevne, tilrettelegging, internkommunikasjon og brukermedvirkning. 

- Vi bruker mye penger på digital omstilling, blant annet gjennom digitaliseringsprogrammet. Derfor ønsker vi å starte en diskusjon som kan skape et mer nyansert bilde av omstillingsprosessen, sier Møller

I ytringen vises det også til frustrerte medarbeidere. 

- Vi har fått mye tilbakemeldinger på at funksjonaliteten har gått ned isteden for opp. Spesielt knyttet til personal- og økonomioppfølging, forteller hun. 

Flertallet av tiltakene er vellykkede 

Det uttrykkes også en bekymring over at NTNU ikke har vært godt nok rustet for overgangen til nye, regnskapstekniske løsninger. 

Bjørn Haugstad er saksansvarlig for orienteringen om status for arbeidet med digitalisering ved NTNU, basert en henvendelse fra Utne og Møller. Universitetsavisa har bedt Haugstad om en kommentar i forkant av torsdagens styremøte. Han viser til styrepapirene.

I styrepapirene som er sendt ut står det at utfordringene styrerepresentantene peker på er gjenkjennelige, relevante og helt reelle. 

Misnøyen med de nye løsningene knyttes til flere forhold. Det innebærer et manglende samsvar mellom forventet funksjonalitet og reell funksjonalitet i løsningen. I tillegg innebærer det mangelfulle eller uønskede endringer i organisasjonen.

Samtidig nevnes det at flertallet av digitaliseringstiltakene NTNU gjennomfører er vellykkede. Det vil si at prosjektene har blitt ferdigstilt og tatt i bruk i virksomheten med resultater omtrent som forutsatt og forventet. 

Mindre synlige gevinster

I styrepapirene understrekes det at forventningene til arbeidsbesparelse er berettiget, til tross for at den forventingen ikke alltid innfris.

Det hevdes også at selv om det medfører mer arbeid på kort sikt, er overgangen til nye system nødvendig på lang sikt. Det forventes at gevinsten vil komme etter hvert.

Samtidig er det også flere gevinster i dag som ikke er like synlige for brukerene. 

«Eksempelvis er det nye økonomi- og lønnssystemet bedre i samsvar med reglene i Statens personalhåndbok. Det er ikke gitt at det oppleves som en forbedring for den enkelte medarbeider, men det er utvilsomt et viktig bidrag til at NTNU etterlever de reguleringene vi er underlagt», står det i styrepapirene. 

Trenger større kunnskapsgrunnlag

Selv om Møller mener det er behov for å sette et kritisk søkelys mot den digitale omstillingen, vektlegger hun at det gjøres mye godt arbeid.  

- Man kan ikke forvente en omstilling uten humper i veien. Men vi trenger et større kunnskapsgrunnlag om effektene, sier hun. 

Til styremøtet 7.mars har Møller og Utne bedt om å få et helhetlig kunnskapsgrunnlag som tar for seg NTNUs håndtering av utfordringene rundt omstilling, ineffektivitet og økt ressursbruk som følge av nye arbeidsprosesser, verktøy, og sentralisering av oppgaver. Det er spesielt sett i lys av de økonomiske rammene har blitt strammere.

- Jeg håper og tror vi får en god diskusjon i styret og at ledelsen tar problemstillingen på alvor, sier hun avslutningsvis.