- Det er først nå jobben begynner

- Hvilken bås blir vi plassert i? Hvem skal jeg ha med å gjøre? Hvilket system skal jeg jobbe med? Dette er spørsmål som ikke er spikret ennå. Det blir spennende, men skaper også litt usikkerhet, sier han til UA.

Må tilpasse seg spesialistene

Han forsikrer at han slettes ikke ligger søvnløs om natta og grubler på dette, men ser for seg at generalistene i Ålesund må tilpasse seg spesialistene i Trondheim når Gjøvik, Ålesund og Trondheim nå slår sine pjolter sammen.

- Det som er betryggende er at vi blir en del av et stort miljø som vi kan lene oss mer på når vi står fast, mener han.

Kjølsøy har ingen symptomer på høyt utviklet stressnivå når UA besøker ham på kontoret. Tvert imot virker det som at det meste er i rute, og at ting har gått som planlagt. Men tida fram til sommeren blir travel. Per i dag er det unnagjort cirka 10 – 20 prosent av alt det som skal samkjøres med nye NTNU.

Felles e-post, felles lagring

- Det er først nå jobben begynner. Vi skal inn på felles e-postsystem, vi skal ha felles lagring for dokumentene våre. Slik det er i dag er vi på hvert vårt nes og lagrer uten innsyn i hverandres dokumenter. Alt dette jobber vi med å få til nå, forteller han.

Det som nå er på plass, er felles e-post-adresse for alle ved NTNU. I tillegg har de jobbet med et felles print- og telefonisystem, men mye gjenstår. Kjølsøy regner med at de vil lande utover vinteren og våren.

- Det jeg stresser mest med er samhandlingssystemer, slik at vi kan nå folk på Gjøvik uten at det blir altfor mye ekstrarunder. E-post, video, telefoni – alt det vi trenger for å kommunisere, det er det viktig å få orden på, sier han.

Samhandlingsdelen skal de etter planen ha på plass i løpet av vårparten.

Liten tilpasses stor

For Ålesund har hatt andre IT-løsninger enn NTNU. Stig Einar Kjølsøy har forståelse for at lille Ålesund må tilpasse seg store Trondheim og ikke omvendt.

- Vi har for eksempel hatt en annen politikk for kjøp av print. Hos oss må studentene kjøpe et påfyllingskort med x antall kroner. NTNU har hatt en annen variant, der studentene har fått et visst antall kopier ved semesterstart. Nå blir det sånn at vi overtar NTNU i Trondheim sitt system, sier han.

Opplæring må også til. De ansatte må kurses når nye systemer skal innføres, blant annet NTNUs lønnssystem. En person er ansatt for å drive med opplæring i paga.

Blir mer omstendelig

Men noe håper overingeniør Kjølsøy at Ålesund kan beholde som stor-NTNU ikke har, rett og slett fordi det er så bra. VDI kalles det og står for virtuell desktop-infrastruktur.

- Denne løsninga er vi stolte av. Den brukes innenfor maritim skipsdesign og gir oss 3D-modellering. Løsninga er kostbar, men nyttig for oss. Derfor håper vi at vi kan videreføre denne.

Kjølsøy innser at det er noen fordeler knyttet til å være en liten organisasjon. Da kan de ta et møte rundt bordet, bestemme seg for hva de trenger og gå til innkjøp av det. En rask beslutningsprosess. Nå kan nok beslutningsprosessen bli noe mer omstendelig.

Passer på hverandre

- Men det må jeg si: Vi har hatt mange møter med NTNU og de er en lydhør forsamling. De hører på oss og prøver å tilpasse ting slik at alle er fornøyde. Det har ikke vært mye krangling, smiler han.

Han spår at kommer UA på besøk til sommeren, så kan det hende at han er atskillig mer sliten enn det han er i dag. Men han har tidligere jobbet i det private næringsliv og er vant til å jobbe både seint og tidlig.

- Min nærmeste sjef er opptatt av at vi ikke må slite oss helt ut. Det er kjempeviktig at vi ikke jobber for mye og at folk blir tatt vare på. Da er det fint at vi har medarbeidere som trer støttende til og passer på at belastninga ikke blir for stor, konkluderer han.

Beredskap i to uker

Innføringen av nye datasystemer har stort sett gått bra første arbeidsdag i det nye året, melder Innsida. Det er så langt ikke meldt om alvorlige problemer til de ansvarlige for IT-beredskapen, men hos Orakeltjenesten ved NTNU har pågangen fra studenter vært noe større enn vanlig.

På denne nettsiden finnes en oversikt over hvilke datasystemer som vil fungere når for ansatte og studenter ved de tidligere høgskolene. Tirsdag skjer det få endringer, mens onsdag 6.januar blir en kritisk dag hvor flere sentrale, administrative systemer legges om. I de to nærmeste ukene er det iverksatt ekstra beredskap for å hjelpe brukere og håndtere eventuelle IT-problemer som måtte oppstå.

Fusjonen mellom NTNU og de tre høgskolene fører til omlegginger av om lag 60 datasystemer. Arbeidet med å planlegge overgangen har pågått siden tidlig i 2015.